Le secrétariat médical assure le bon fonctionnement d'un cabinet de santé. Cependant, recruter un nouvel employé en interne implique de longues démarches et des coûts importants. Pour se libérer de ces contraintes, de plus en plus de professionnels de santé se tournent vers le télésecrétariat médical.
Externaliser le secrétariat médical pour alléger ses charges administratives
Le télésecrétariat médical permet aux professionnels de santé de déléguer les tâches administratives liées à leur activité. Ainsi, ils gagnent du temps qu'ils peuvent consacrer aux consultations et aux soins des patients.
L'intervention d'un personnel externe optimise grandement les processus au sein des cabinets médicaux. En tant que professionnels qualifiés, les télésecrétaires médicaux connaissent parfaitement les spécificités des métiers de la santé. Les employeurs peuvent alors s'attendre à des prestations de qualité sans devoir investir du temps dans la formation ou dans l'intégration de nouveaux employés.
Télésecrétariat médical : une solution flexible pour tous les budgets
Le télésecrétariat médical est une option flexible et plus économique sur le long terme. À l'inverse, recruter un secrétaire à temps plein génère de nombreuses dépenses fixes et variables : salaire, charges sociales, congés payés, formations, etc. À cela s'ajoutent des obligations légales et administratives complexes qui ne jouent pas toujours en faveur des petites structures.
Le télésecrétariat médical offre la possibilité d'ajuster les dépenses en fonction des besoins de l'activité. Concrètement, les professionnels ne paient que pour les services dont ils ont besoin et ne sont pas liés par un contrat à long terme. Une flexibilité particulièrement appréciée par les jeunes structures, dont l'activité est saisonnière ou instable.
Quelles prestations peuvent être proposées par un secrétaire médical externalisé ?
Le télésecrétaire médical possède les mêmes compétences qu'un secrétaire classique. La différence se situe au niveau de la flexibilité et l'adaptabilité des professionnels indépendants. Au quotidien, un secrétaire médical externalisé prend en charge :
- La gestion des appels téléphoniques (accueil téléphonique, prise de rendez-vous, filtrage d'appels, etc.)
- La gestion des agendas (organisation des plannings, annulations et reports de rendez-vous, suivi des patients, etc.)
- La gestion administrative (saisie de données, facturation, gestion des remboursements, rappels de rendez-vous, etc.)
- La gestion des dossiers médicaux (mises à jour, archivage, recherches d'informations, etc.)
- La gestion de courriers (rédaction, envoi de courriers, fax et emails, etc.)
Bon à savoir : les missions d'un télésecrétaire médical ne sont pas figées à la gestion administrative. Les télésecrétaires peuvent se spécialiser pour intervenir sur d'autres aspects de l'activité. On peut notamment citer la communication et le marketing, la gestion des ressources humaines ou encore le support client.
Comment choisir un prestataire externe pour votre secrétariat médical ?
Pour les professionnels de santé, l'externalisation est une solution avantageuse à plusieurs niveaux. Toutefois, engager un prestataire externe peut soulever certaines inquiétudes, particulièrement en termes de confidentialité et de qualité de services.
Trouver un prestataire de qualité : les critères à considérer
- L'expérience et les compétences ;
- L'adaptabilité ;
- La gamme de services proposés ;
- La spécialisation ;
- La disponibilité et la réactivité ;
- Le coût des prestations.
Choisir un télésecrétaire médical : les erreurs à éviter
- Choisir le prestataire le moins cher
Le prix ne justifie pas forcément les compétences d'un professionnel et ne doit en aucun cas être le principal critère de choix. Au préalable, renseignez-vous sur les tarifs pratiqués sur le marché pour les tâches que vous souhaitez déléguer avant de faire un choix.
- Ne pas vérifier les références
Avant de vous engager avec un prestataire externe, demandez des références pour évaluer son professionnalisme et son efficacité. N'hésitez pas à contacter d'autres professionnels de santé pour avoir leurs avis.
- Ne pas prévoir de période d'essai
S'engager directement sans tester les compétences d'un télésecrétaire médical est un pari risqué. Imposez une période d'essai et éventuellement des tests pour vérifier si les prestations proposées correspondent réellement à vos attentes.
