Emploi MAISONS DE FAMILLE : Assistant de direction H/F en CDI

Le Groupe Maisons De Famille, groupe en pleine expansion spécialisé dans le secteur de l'hébergement des personnes âgées dépendantes :

Recherche un(e) Assistant(e) de Direction (Référente RH et facturation) (h/f) pour sa Maison de Famille la Roseraie.

Sous la responsabilité directe de la directrice, vos missions seront les suivantes :

Gestion de l'accueil :

Répond au téléphone, transfert les appels, prend des messages, donne des renseignements le cas échéant
Gère l'accueil physique
Accueille les visiteurs (familles de résidents et visiteurs, fournisseurs, autres personnes extérieurs de l'établissement)
Mets à jour l'affichage obligatoire dans les parties communes (hall, sas d'entrée, banque d'accueil, affichage familles)
Gère les demandes administratives des familles et résidents
Assure la gestion de la propreté, du rangement de l'accueil et le bon fonctionnement des équipements administratifs

Activité Commerciale

Renseigne le CRM à chaque appel de prospect
Transmets toutes les informations nécessaires à la chargée de relation familles
Assure toute visite commerciale spontanée
Participe aux réunions commerciales
Prépare les courriers et mailings
Prépare les documents flyers plaquettes

Activité administrative

Réceptionne quotidiennement le courrier, ouverture, tri et distribution
Rédige des courriers divers
Commande les fournitures administratives et les registres obligatoires 1 fois par mois et établit un inventaire des fournitures trimestriellement
Réalise diverses tâches administratives

Missions transversales

Assure les remises en banque quotidiennes
Rédige et affiche les menus journaliers et hebdomadaires
Procède à la signature par les salariés des contrats de travail et à la remise des documents d'intégration
Transmets au gestionnaire paie par courriel avec copie à la direction et cadres les arrêts de travail et indemnités journalières de sécurité sociale reçus le cas échéant
Complète le registre de réclamation des résidents et leur famille et en informe la direction
Complète la fiche de déclaration d'accident du travail et le registre des accidents du travail le cas échéant
Procède à l'archivage des dossiers

Gestion des ressources humaines

Assure la saisie de la DPAE CDD
Assure la rédaction des contrats de travail CDD
Assure la saisie sur Octime : fiche salarié, contrat de travail, roulement, planning CDD
Renseigne toutes les variables de planning sur Octime CDD
Fait un point régulier avec l'IDEC et la Responsable hôtelière sur les changements de plannings CDD
Assure la préparation des états préparatoires de paie CDD (DSN)
Assure la bonne tenue des dossiers salariés CDD et CDI (contrats signés, soldes de tout compte signés, classement des divers documents etc.)
Etablit les convocations pour les réunions des Instances Représentatives du Personnel
Assure la gestion du plan de formation, les déclarations et les remboursements auprès de l'OPCO et établit les convocations
Assiste les cadres dans la gestion administrative du personnel (EAP, recrutements, courriers ? etc.)
Assure la planification et le suivi des rendez-vous auprès de la médecine du travail
Assure la mise à jour du registre du personnel
Assure la mise à jour régulière de l'affichage obligatoire de la direction
Assure la gestion des dossiers de mutuelle obligatoire en lien avec le gestionnaire de paie

Vous serez un support aux cadres :

Assure la saisie de la DPAE CDI
Assure la rédaction des contrats de travail CDI
Assure la saisie sur Octime : fiche salarié, contrat de travail, roulement, planning CDI
Renseigne toutes les variables de planning sur Octime CDI
Assure la remise des copies de demandes d'absence aux salariés
NIVEAU REQUIS :

BAC + 2

BAC + expériences

Poste à pourvoir à partir du 1er juillet 2023.

Profil recherché
Nous offrons à nos salariés les avantages suivants :

Avantages salariaux HelloCSE pour les CDI
Nouvelles Voies : Aide juridique aux salariés
Epargne salariale
Mutuelle : Nous nous engageons à toujours proposer aux salariés une couverture de complémentaire santé de qualité, facilitant l'accès aux soins.
Mise en place d'un baromètre social tous les ans
Prime qualité par an pour les non-cadres en CDI
Salaire entre 2000 et 2200 euros brut mensuel (selon expérience) + prime SEGUR de 206 euros

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap et aux travailleurs handicapés.