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Emploi Secrétaire de Direction (H/F) - Centre hospitalier universitaire de Rennes Ille-et-Vilaine Bretagne

PROFESSION RECHERCHÉE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Ille et Vilaine, Bretagne, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

ÉTABLISSEMENT

FHF

PUBLIÉE LE 2012-06-25
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé
Un poste de Secrétaire de Direction (H/F)

Contrat(s)
Détachement;Mutation

Descriptif

LOCALISATION ET RATTACHEMENT

  MISSION GENERALE

• Organiser pour la direction déléguée pôles et projets la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers – Assurer le suivi de dossiers spécifiques

La secrétaire de direction assure le secrétariat du directeur et de l’attachée d’administration.

  PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

• La Direction pôles et projets, située sur le site de l’Hôpital Sud, est chargée des pôles cliniques suivants : 
- Pôle pédiatrie médico-chirurgicale et génétique clinique 
- Pôle gynécologie, obstétrique, biologie de la reproduction, chirurgie plastique et reconstructrice 
- Pôle urgences, médecine interne et gériatrie, médecine légale et pénitentiaire, centre antipoison

Le Directeur délégué pôles et projets a délégation du directeur général pour accompagner les pôles qui lui sont rattachés dans la gestion de leurs projets, l’optimisation de leurs moyens et l’évolution de leurs activités. 

LIEU D’EXERCICE

• La Direction pôles et projets est localisée à l’Hôpital Sud.

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

• Le directeur délégué pôles et projets,

  RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

• Le directeur délégué auprès des pôles
• L’attachée d’administration, responsable de la gestion administrative
• Les directeurs des soins délégués aux pôles 
• Les chefs de pôles et chefs de service
• Les cadres supérieurs de santé et cadres de santé
• Les assistants de gestion
• Le contrôleur de gestion
• Les secrétaires de direction 

  ACTIVITES

MISSIONS – Activités principales

• Assurer le secrétariat de la direction pôles et projets
 Accueil physique des personnes internes et externes
 Réception, traitement, orientation et suivi des appels et messages téléphoniques 
 Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, dossiers et mails de la direction (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
 Gestion et enregistrement des courriers/mails « départ » et « arrivée »
 Etablissement des ordres de missions et états de frais de déplacements 
 Classement, archivage et administration de documents sur intranet
 Reproduction de documents
 Gestion logistique de la direction 

• Assurer la gestion de l’agenda du directeur délégué pôles et projets, et l’organisation de réunions
 Prise de rendez vous et tenue de l’agenda du directeur
 Planification et organisation de réunions pour le directeur (réservation de salles, coordination de l’ordre du jour, envoi convocation et diffusion de comptes-rendus) 
 Gestion des déplacements extérieurs

• Suivi des dossiers afférents aux pôles dont le directeur a la responsabilité
 Suivi des échéances des dossiers en cours et relance auprès des correspondants
 Prises de note, rédaction de comptes-rendus, courriers ou messages
 Reprise de notes pour l’établissement de relevés de conclusions 
 Gestion de dossiers transversaux

ACTIVITES SPECIFIQUES

• Poste en binôme fonctionnel, continu et complémentaire avec l’autre secrétaire de la direction pôles et projets de l’Hôpital Sud
• Continuité de service avec le secrétariat de direction pôles et projets de Pontchaillou

  EXIGENCES DU POSTE

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S) 

• Diplôme niveau Bac + 2 de secrétaire ou assistante de direction ou équivalent

EXPERIENCE(S) ET CONNAISSANCE(S) SOUHAITEE(S) 

• Expérience antérieure et confirmée en secrétariat de direction
• Maitrise des outils bureautiques 

QUALITES REQUISES ET SAVOIR FAIRE REQUIS 

• Utiliser les outils bureautiques 
• Savoir travailler en équipe
• Filtrer, orienter les appels, renseigner les interlocuteurs internes et externes
• S’exprimer aisément et clairement et rédiger les messages de façon synthétique
• Rédiger et mettre en forme les documents de façon autonome
• Organiser, prioriser et planifier les tâches confiées et assurer un suivi rigoureux des dossiers en cours
• Définir le plan de classement avec les outils mis à disposition 

  CONDITIONS D’EXERCICE 

• Poste à temps plein (90% et 80% peut être envisagé)
• Durée journalière de travail : 7H30 du lundi au vendredi
• Horaires : Les secrétaires de la Direction Pôles et Projets de l’Hôpital Sud assurent la continuité de l’ensemble des missions du secrétariat de 8H15 à 18H00 selon les 3 types d’horaires définis. 
• La prise de congés doit être en adéquation avec le niveau d’activité de la direction pôles et projets





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