Emploi CH du Nord-Mayenne : Emploi - Le Centre Hospitalier du Nord-Mayenne Recrute Assistant(e) de Direction - Mayenne - Pays de la Loire en CDI

Le Centre Hospitalier du Nord Mayenne recrute un(e) Assistant(e) de Direction à temps complet, à compter du 01/04/2017.

Le poste proposé est celui d’assistante de direction : 

•Assistante de direction à mi-temps de la direction politique personnes âgées
•Assistante de direction à mi-temps de la direction

Le poste d’assistante de direction à mi-temps direction est placé sous l’autorité directe de la secrétaire générale qui détermine l’organisation et la continuité du secrétariat du directeur. Elle devra la suppléer tant sur les tâches de secrétariat de direction et de secrétariat général et communication en fonction des impératifs du calendrier de travail.

Le poste d’assistante de direction à mi-temps de la direction politique personnes âgées est placé sous l’autorité directe de la directrice adjointe de la politique personnes âgées.

Missions et activités principales du poste :

•Administrer le secrétariat de la direction générale de l’établissement :
•Assurer l’accueil téléphonique et physique
•Filtrer les appels et détecter les urgences
•Gérer l’agenda du directeur
•Organiser des réunions
•Préparer les dossiers et documents utiles en fonction des réunions
•Rédiger et mettre en forme des documents (notes, courriers, ODJ, convocations, PV, comptes rendus, tableaux, diaporamas …), les reprographier, les diffuser par mél, par papier
•Participer à des réunions (y compris en début de soirée)
•Prise de notes et rédaction de comptes-rendus de réunions et procès-verbaux d’instances
•Gestion boîte mél de la direction (ouverture, dispatching, suivi)
•Réservations de salles
•Gestion documentaire des documents administratifs du service
•Aide dans son champ de compétences aux missions du service

•Administrer le secrétariat de la direction de la politique des personnes âgées en lien avec le secrétariat de direction du Centre Hospitalier de Villaines-La-Juhel : 
•Assurer l’accueil téléphonique et physique
•Filtrer les appels et détecter les urgences
•Gérer l’agenda de la directrice adjointe chargée de la politique personnes âgées
•Organiser des réunions (CVS, commissions d’admission des EHPAD…) Préparer les dossiers et documents utiles en fonction des réunions
•Rédiger et mettre en forme des documents (notes, courriers, ODJ, convocations, PV, comptes rendus, tableaux, diaporamas …), les reprographier, les diffuser
•Participer à des réunions (y compris en début de soirée)
•Prise de notes et rédaction de comptes-rendus de réunions et procès-verbaux de CVS et des commissions d’admission des EHPAD
•Réservations de salles
•Gestion documentaire des documents administratifs du service
•Aide dans son champ de compétences aux missions du service
•Gérer et faire circuler l’information
•Réceptionner, traiter et répartir le courrier reçu par la direction et par la direction de la politique des personnes âgées
•Diffuser l’information dans le service et dans l’établissement
•Mettre à jour et classer des documents
•Organiser et effectuer le suivi de réunions et de groupes de travail (contact des différents interlocuteurs au sein des pôles (notamment pôle SMS et pôle UMSSR), réservation de salles, gestion matérielle (reproduction des documents, fonctionnement du matériel et des supports nécessaires), ODJ, convocations, comptes rendus …)

Intérêts/Contraintes/Difficultés :
•Polyvalence et autonomie dans son domaine de compétences
•Horaires : 8H00 journaliers fixes du lundi au vendredi, horaires décalés en soirée en fonction de l’horaire des réunions
•Réaliser et garantir des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables
•Grande disponibilité pour répondre rapidement aux demandes et interruptions fréquentes dans la réalisation des tâches
•Station assise prolongée
•Travail sur ordinateur

Compétences requises pour le poste : 
•Bac professionnel secrétariat / assistante de direction minimum
•Expérience dans des fonctions similaires, idéalement acquises dans le secteur public
•Expérience dans le secrétariat (de direction)
•Connaissances opérationnelles du secrétariat
•Maîtriser les techniques de communication, rédaction administrative et les outils informatiques (word, excel, power point …)
•Connaissances opérationnelles de l’expression écrite et orale

Les candidatures, lettre de motivation et CV, sont à adresser sous la référence CHNM 04-2017, à Madame la Directrice des Ressources Humaines du Centre Hospitalier du Nord Mayenne - 229 Bd Paul Lintier - CS 60102 - 53103 MAYENNE Cedex, au plus tard le 28/02/2017, ou par mail à l'adresse suivante : [email protected]