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Emploi Assistante de Direction à la Direction de la Stratégie, des Affaires Médicales et Recherche - AP-HP-GHU NORD Hôpital Avicenne Seine-Saint-Denis Île-de-France

PROFESSION RECHERCHÉE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Seine Saint Denis, Ile de France, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

ÉTABLISSEMENT

FHF

PUBLIÉE LE 2012-06-12
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé
Assistante de Direction à la Direction de la Stratégie, des Affaires Médicales et Recherche

Contrat(s)
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Descriptif

OBJET 

Assistante de Direction à la Direction de la Stratégie, des Affaires Médicales et de la Recherche

Appellation locale 

Grade : Adjoint administratif ou assistant médico-administratif Catégorie : C ou B
Position dans la structure 

  Liaisons hiérarchiques 
- La Directrice de la Stratégie, des Affaires Médicales et de la Recherche
- La directrice du Groupe Hospitalier et son adjoint 

  Liaisons fonctionnelles 

- L’ensemble des agents de la Direction de la Stratégie, des Affaires Médicales et de la Recherche
- La Direction du GH
- Les Directions fonctionnelles du GH
- Les Directions du Siège APHP (en particulier, Direction de la Politique Médicale)
- Le Président de la CMEL
- Le Doyen de l’UFR SMBH 

  Présentation de l’unité et de l’équipe du service
La Direction de la Stratégie, des Affaires Médicales et de la Recherche du Groupe Hospitalier est composée comme suit :

-un pôle « stratégie » coordonnant la préparation et la mise en œuvre du projet d’établissement, les relations avec les pôles, le suivi des autorisations d’activités, les partenariats
-un pôle « gestion du personnel médical », qui assure les tâches de gestion du personnel médical : recrutement, gestion administrative, gestion des carrières, gestion des temps, élaboration du budget et suivi budgétaire… Ce pôle est constitué de deux bureaux, situés l’un sur Avicenne (3 agents encadrés par 1 ACH) et l’autre sur Jean Verdier (2 agents encadrés par un AAH, qui assurent aussi la gestion des personnels médicaux du site René Muret)
-un pôle « gestion administrative de la recherche clinique » composé de deux agents. 

  ACTIVITES

Missions générales 
Assister la Directrice de la Stratégie, des Affaires Médicales et de la Recherche dans l’organisation générale interne et externe 

Missions permanentes 
- Accueil physique,
- Réception et gestion des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques de la Direction,
- Organisation des rendez-vous et réunions - tenue des agendas,
- Gestion du courrier (réception, enregistrement, tri, diffusion et archivage),
- Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers,
- Prise de notes et rédaction de certains comptes rendus, en particulier ceux de la commission médicale d’établissement et la commission de surveillance, et procédures
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax),
- Organisation matérielle de la CMEL et de la commission de surveillance
- Préparation des avis du Président de la CMEL et suivi de la signature
- Suivi des demandes d’avis formulées auprès du Doyen
- Préparation et diffusion des listes de gardes du personnel médical
- Participation à certaines tâches du bureau du PM

Missions occasionnelles
L’assistante de direction assurera le remplacement de l’assistant de la directrice et de son adjoint pendant ses absences.
Elle peut être amenée à assurer ponctuellement des missions pour le directeur des affaires financières et pour le directeur des achats et de la logistique.

  Risques professionnels liés à l’activité 
Travail sur écran

  Mesures de prévention face à ces risques
- Prévention des troubles musculo-squelettiques : étude ergonomique du poste de travail, changement régulier d’activité

  COMPETENCES

Savoir faire requis

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire 
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / TIC

Connaissances associées

  • Techniques de secrétariat
  • Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire 
  • Classement et archivage
  • Techniques d’accueil physique et téléphonique
  • Droit hospitalier
  • Techniques de communication et relations interpersonnelles


QUALTIES REQUISES
- Rigueur et autonomie
- Présentation
- Sens de l’organisation, de l’accueil et discrétion

PREREQUIS

Maîtrise des logiciels Word, Excel et Powerpoint

EXPERIENCE CONSEILLEE

pas indispensable si autonome et facilité d’adaptation





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