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Emploi - AP-HP Hôpital Beaujon recherche Secrétaire Médicale Service d’Anesthésie réanimation - Clichy - Hauts-de-Seine

PROFESSION RECHERCHÉE

Secrétaire médicale

TYPES DE CONTRATS

CDI

DÉPARTEMENT / RÉGION

Hauts de Seine, Ile de France, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

PUBLIÉE LE 2014-11-02
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé :
Secrétaire Médicale Service d’Anesthésie réanimation
 
Contrat(s) :
CDD;Détachement;Mutation
    Descriptif :

IDENTIFICATION DU POSTE
Fonction : SECRETAIRE MEDICO SOCIALE
Grade : Secrétaire Médicale

Position dans la structure:
*Liaisons hiérarchiques :
- Chef de Service
- Cadre de Santé Supérieur,
Liaisons fonctionnelles :
- Ensemble de l’équipe médicale (PU-PH, Praticiens Hospitaliers, Chefs de Clinique, Attachés, Internes, Externes, Etudiants)
- Ensemble de l’équipe paramédicale (CI, Infirmiers, Aides Soignants, Agents Hospitaliers, Kinésithérapeutes, Assistante Sociale).
- Les différents services de l’Hôpital,
- Les correspondants extérieurs,
- Les patients et les familles.

Présentation du Pôle SUPRA
- Service d’Accueil d’Urgence Bichat, Beaujon
- Service d’Anesthésie – Réanimation, Bichat, Beaujon, Louis Mourier

Présentation du service d’anesthésie – réanimation : SAR
- Unité de réanimation chirurgicale polyvalente de 17 lits (2 cadres, 43 IDE et 25 AS).
- Unité de réanimation hépato digestive de 14 lits de réanimation et 2 lits d’USC (2 cadres, 36 IDE et 26 AS)
- Anesthésie : 23 sites et une consultation d'anesthésie
- SMUR : service mobile d'urgence réanimation
- Unité de Surveillance Continue de 4 lits
- Salles de surveillance post - interventionnelle
- 1 SSPI centrale : 13 sites + 1 lit accueil polytraumatisé
- 1 SSPI décentralisée : 6 sites de réveil rapide de 10 h à 19h
- 1 salle décentralisée destinée aux endoscopies digestives

HORAIRES DE TRAVAIL
Amplitude horaire : 8 h 30 – 17 h 30 du lundi au vendredi.
Poste à temps complet

MISSION DU POSTE
Missions Générales :
Assurer le secrétariat du chef de service.

Missions Permanentes :
1. Secrétariat du chef de service
- Gestion du planning du chef de service : prise de rendez vous, organisation des déplacements,
- Impression des dossiers de demande d’indemnisation APHP et envoi à la direction des finances pour signature après accord du Chef de service.
- Dactylographie des courriers, gestion des appels téléphoniques
- Gestion des renouvellements de contrats de tous les praticiens non titulaires du service, en collaboration avec le bureau du personnel médical de Bichat
- Gestion des dossiers de concours PH, commission des effectifs, etc..

2. Gestion administrative des internes
- Envoi des listes des internes au bureau des internes de l’APHP,
- Création des badges des internes et externes, plastification,
- Accueil des étudiants en médecine français et étrangers et informations sur le fonctionnement du service,
- Distribution des saltos et récupération à la fin de chaque stage.
- Rédaction des différentes attestations,
- Envoi des validations de stages des internes aux différentes facultés,
- Affichage des informations liées aux cours donnés dans le service aux étudiants,
- Gestion des vacances, des gardes, des absences (pour les présences et le planning hebdomadaire).

3. Planning des médecins.
- Saisie des plannings des médecins, mise à jour quotidienne des desideratas des médecins reçus par mail ou téléphone
- Actualisation mensuelle des présences des médecins et des internes du service, en tenant compte des changements de gardes et des plannings (anesthésie et réanimations) dans Meditemps.
- Diffusion de la liste des gardes des médecins, des internes, et des externes et mises à jour hebdomadaires

4. Planification hebdomadaire du tableau opératoire
- Impression des programmes opératoires dans IPOP pour le médecin responsable du staff de dossiers hebdomadaire, le médecin référent du planning et le cadre des IADE.
- Diffusion du planning hebdomadaire à tous les médecins, cadres, secrétaires de l’hôpital

5. Organisation des staffs
- Etablir la liste mensuelle des staffs d’anesthésie réanimation Bichat Beaujon et l’adresser aux médecins du service et aux internes
- Organisation des visioconférences hebdomadaires avec Bichat

Missions Spécifiques :
Gestion du Diplôme Universitaire « Réanimation Péri opératoire en Chirurgie Digestive »
- Gestion des demandes d'inscriptions et envoi des dossiers d’inscription et des programmes
- Elaboration du programme et contact avec les intervenants
- Frappe reprographie et reliure du programme
- Organisation des journées : accueil des participants, réservation de salles, installation du matériel informatique,
- Frappe des questions d'examen, convocation, surveillance des étudiants pendant l'examen,
- Distribution des copies aux correcteurs et envoie des notes au service de la Scolarité de la faculté Denis Diderot.
- Gestion et dépenses des crédits faculté : Bons de commandes, facturation, suivi des crédits, relation avec le service comptabilité de la faculté Denis Diderot.

Gestion de l’association AirForce
- Etablissement et envoi des dossiers auprès des laboratoires pour obtenir des subventions,
- Gestion de toute la comptabilité, des bons de commande,, facturation, pointage mensuel des relevés bancaires,
- Suivi de l'obtention des sources de crédits

Aide au secrétariat : frappe de comptes-rendus, envoie des CRH, codages et archivage lors des vacances ou absences des secrétaires.

COMPETENCES REQUISES
Formation et/ou qualifications requises :
Baccalauréat Sciences Médicosociales
Connaissances particulières :
- Excellente maîtrise de l’orthographe et de la grammaire,
- Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels Word et Excel,
- Connaissance appréciée de Dx-Care, Agenda et Gilda,
- Connaissance du fonctionnement de l'institution hospitalo-universitaire.
Qualités professionnelles requises :
- Autonomie : sens de l’anticipation, de l’initiative
- Aptitude à hiérarchiser les priorités
- Aptitude à gérer les activités complexes simultanées.
- Dynamisme
- Rapidité d’exécution
- Facultés d'adaptation à l'environnement.
- Raisonnement : capacité d’analyse et de synthèse
- Maîtrise de soi : self control, capacité à travailler dans l’urgence
- Rigueur : organisation et méthode
- Confidentialité des informations traitées
- Communication : sens du relationnel
- Disponibilité.

 

 

 

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