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SECRETAIRE DE LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES - Centre hospitalier Sainte-Anne Paris île-de-France

PROFESSION RECHERCHÉE

Secrétaire médicale

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Paris, Ile de France, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

ÉTABLISSEMENT

FHF

RECRUTEUR

M. Vincent Duhamel

PUBLIÉE LE 2012-08-07
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé
SECRETAIRE DE LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Contrat(s)
CDD;CDI;Détachement;Mutation

Descriptif

  Activité du service  
Gestion du personnel non médical

  Particularités du service 

La Direction des Ressources Humaines est organisée en 5 grands secteurs d’activité :

-gestion administrative et statutaire du personnel,
-gestion financière et des effectifs,
-service social du personnel, psychologue du personnel et œuvres sociales,
-santé au travail et prévention des risques professionnels,
-crèche.

La DRH gère environ 2145 ETP et dépend du Pôle Coordination de l’Activité de Soins.
La DRH dispose d’un secrétariat- accueil au sein duquel travaillent trois secrétaires, qui assure le secrétariat des cadres et du service chargé de la gestion administrative et statutaire du personnel.

 POSTE A POURVOIR 

GRADE :
Adjoint Administratif

Quotité de temps de travail :
100%

Horaires : 
7h36 par jour – à définir sur l’amplitude 8h30-17h

  DESCRIPTION DU POSTE 

  Missions

Mission générale  

Assurer l’accueil, l’information et l’orientation des agents du CHSA dans le domaine Ressources Humaines, et organiser la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service.

Missions principales 

•Secrétariat du DRH, des cadres de la DRH et du service

  • Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier
  • Gestion des agendas et prise de rendez-vous
  • Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques et des messages
  • Frappe et mise en forme de courriers et de documents divers
  • Reproduction et diffusion de documents et de dossiers
  • Organisation et préparation de réunions et de commissions (contacts avec les participants, réservations de salles, convocations…)
  • Formalisation de comptes-rendus de réunions et de commissions
  • Classement et archivage des documents de la Direction des Ressources Humaines
  • Accueil physique et téléphonique des agents (le poste dédié à l’accueil est occupé à tour de rôle par chacun des trois agents)
  • Information et orientation des agents
  • Réception, transmission et redistribution des parapheurs de documents soumis à la signature du DRH


•Organisation et gestion des instances

  • Organisation et préparation des comités techniques d’établissement : organisation logistique de l’instance, préparation et envoi des convocations, des ordres du jour et des dossiers, participation aux séances pour prises de note, mise en forme et correction des procès-verbaux après relecture, diffusion des procès verbaux, des avis et vœux, mise à jour des tableaux de suivi et des dossiers finalisés…)
  • Organisation et préparation des commissions administratives paritaires : organisation logistique des commissions, préparation et envoi des convocations et des dossiers, diffusion des procès verbaux

•Organisation des concours
Organisation logistique des concours, préparation et envoi des convocations, préparation des dossiers, mise en forme et affichage des résultats

  Missions ponctuelles

-préparation des envois de pièces à la Trésorerie
-gestion des parutions d’annonces dans des revues spécialisées
-mise en ligne des profils de poste sur les sites institutionnels
-préparation des avis interne de vacance de postes
-réservation et suivi des billets de train et d’avion dans le cadre de missions hors formation continue
-gestion des vignettes de stationnement
-participation aux élections professionnelles

  DESCRIPTION DU POSTE 

Relations fonctionnelles
-avec les agents
-avec les responsables de service
-avec les partenaires sociaux
-avec des structures extérieures à l’établissement

  DESCRIPTION DU POSTE 

Organisation du travail

-travail en équipe (avec les deux autres collègues, avec les gestionnaires paie-carrière, avec les cadres de la DRH)
-prise d’initiatives
-responsabilités

  PROFIL DU (DE LA) CANDIDAT(E)

RECHERCHE

Connaissances professionnelles :
-fonctionnement d’un établissement public de santé
-notions relatives à la fonction publique hospitalière
-logiciel dédié à la gestion administrative hospitalière
-outils bureautiques
-techniques de secrétariat

Expériences professionnelles : 
Une expérience professionnelle similaire serait hautement appréciée.

Aptitudes et savoir-faire requis :
-sens de l’accueil et du contact, goût pour la relation humaine
-sens de la diplomatie et capacité à gérer des contacts parfois difficiles
-sens de l’organisation et capacité à gérer par priorités
-rigueur professionnelle
-goût pour le travail d’équipe et polyvalence
-discrétion professionnelle
-sens de la communication




Réseau Pro Santé. Réseau social dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France) :http://reseauprosante.fr/


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