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Offre d'emploi ASSISTANTE DE DIRECTION – DIRECTION GENERALE - Groupe hospitalier intercommunal Le Raincy - Montfermeil - Seine-Saint-Denis

PROFESSION RECHERCHÉE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

CDI

DÉPARTEMENT / RÉGION

Seine-Saint-Denis, Île-de-France, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein

PUBLIÉE LE 2018-03-03
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

 

 

Offre d'emploi  ASSISTANTE DE DIRECTION – DIRECTION GENERALE-  Groupe hospitalier intercommunal Le Raincy - Montfermeil - Seine-Saint-Denis

 

Le GHI Le Raincy-Montfermeil
recrute

ASSISTANTE DE DIRECTION – DIRECTION GENERALE

Le GHI est un hôpital public de santé de proximité en charge
des activités de médecine adulte et pédiatrique, de chirurgie et
périnatalité.
Le GHI en chiffres :
635 lits 1 650 non médicaux 250 médicaux (60 internes).
37 450 entrées directes 110 420 consultations externes,
50 000 passages aux urgences adultes et pédiatriques,
2 340 accouchements 6 500 interventions chirurgicales dont
50% en ambulatoire.

Le GHI Le Raincy-Montfermeil est aussi le siège du
Groupement Hospitalier de Territoire du nom de GHT 93 Est qui regroupe Robert Ballanger (Aulnay sous-bois) et André Grégoire (Montreuil sous-bois)

Liaison hiérarchique :
L’assistant de direction est placé sous l’autorité du directeur, chef d’établissement support du GHT.

Liaisons fonctionnelles :
L’assistant de direction est en lien permanent avec les autorités extérieures à l’hôpital, tant pour ce qui concerne l’établissement que le GHT (élus ; services de l’Etat ; du département…etc…) ; les responsables des autres établissements ; l’équipe de direction ; les responsables médicaux et le personnel d’encadrement du GHI ; les responsables syndicaux…

Présentation du service et de l’équipe :
Caractéristiques du service : le positionnement du secrétariat en fait par nature un « lieu sensible » qui implique exigences et contraintes particulières en termes de fonctionnement et de qualité du service rendu.
Composition de l’équipe :
un agent de secrétariat placé auprès de l’assistant de direction doit être à même d’assurer la continuité et le bon fonctionnement du secrétariat
un régisseur de l’activité libérale des praticiens hospitaliers temps plein sous contrat avec l’établissement, amené, en cas de besoin, à apporter son soutien ponctuel au secrétariat de direction, notamment pour l’accueil physique et téléphonique.
NB : le secrétariat de direction pourra être intégré à un dispositif de mutualisation des ressources de secrétariat regroupant les secrétariats de tout ou partie des directions fonctionnelles.
**********

MISSIONS PRINCIPALES
Secrétariat du directeur
Courrier
Réception, enregistrement et répartition du courrier « arrivée » de la direction
Courrier « départ » de la direction (création et classement)
Agenda :
Gestion de l’agenda du directeur
Organisation de réunions de travail tant pour le GHI que pour le GHT (convocations ; comptes rendus ; logistique)
Téléphone
Filtrage ordonné des appels téléphoniques
Archives
Gestion ordonnée des archives de la direction
Salles de réunion
Gestion des salles de réunion de la direction

Assistance du directeur (et de l’équipe de direction)

Instances (locales et GHT)
Ordre du jour et compte rendu des instances ; commissions et comités divers ;
(conseil de surveillance, CME et CTE au GHI ; Comité Territorial des élus locaux du GHT,…)
Suivi des questions à inscrire à l’ordre du jour en liaison avec les directions
Tenue du registre des délibérations
Mises à jour des décisions fixant la composition nominative des instances
Diffusion des comptes rendus et informations sur les travaux des instances

Equipe de direction, Président de CME
Suivi et facilitation des liaisons fonctionnelles avec l’équipe de direction, le
Président de CME, et le directoire sur les dossiers en cours, la préparation des
instances…

Dossiers en cours
Contribution à la gestion de certains dossiers confiés par le directeur
Suivi et classement des dossiers en cours du directeur (classement différencié
GHI/GHT)
Suivi des réponses aux courriers du directeur

Communication
Création, diffusion et archivage des notes de service et notes d’information de la direction
dans le cadre d’une gestion documentaire
Gestion des tableaux d’affichage de la direction
Liaison avec le responsable de la communication
Participation à la réduction de Trait d’union ; notamment pour le compte rendu des instances
Organisation de conférences téléphoniques dans le cade du GHT

Divers
Permanence administrative
- Gestion du planning des astreintes administratives
- Gestion des congés et absences des cadres de direction
- Mises à jour du classeur de garde
- Suivi de la « main courante » des administrateurs de garde
Gestion de crise
- Suivi des mises à jour du PLAN BLANC ; gestion de l’armoire PLAN BLANC
- Mise à disposition des administrateurs de garde des plans et dispositifs divers de gestion de crise, autres que le PLAN BLANC (canicule ; standard ; sécurité ; sécurité électrique ; inondations ; vigipirate…)
Participation aux astreintes administratives à domicile, au même
titre que les personnels de même niveau hiérarchique (suivant le grade)
Mobilisation possible dans le cadre du PLAN BLANC d’établissement.


COMPETENCES NECESSAIRES
Pratique régulière de la bureautique (Word ; Excel ; Power point ; messagerie)
Pratique des comptes rendus de réunion
Capacité à intégrer les exigences d’une gestion documentaire
Bonnes capacités de rédaction

QUALITES ATTENDUES
Initiative, responsabilité, qualités relationnelles
Discrétion professionnelle renforcée
Capacité à signaler et à réagir de manière appropriée aux évènements et situations de toute nature,
susceptibles de concerner ou d’avoir un retentissement sur la direction de l’établissement.

 

 

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