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Emploi - Le Centre Hospitalier Universitaire recherche Responsable Accueil - Bureau des Admissions des Hôpitaux Urbains - Nancy - Meurthe-et-Moselle

PROFESSION RECHERCHÉE

Directeur | Responsable administratif

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Meurthe et Moselle, Lorraine, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

PUBLIÉE LE 2014-09-04
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé :
Responsable Accueil - Bureau des Admissions des Hôpitaux Urbains
 
Contrat(s) :
CDD;Détachement;Mutation
  Descriptif :

Description des missions : 

- Gérer et manager une équipe de 25 agents environ : 

organisation pratique et technique des tâches à effectuer, élaboration des plannings mensuels, entretien et notation des agents du service, recensement des besoins en formation, animation et compte-rendu de réunions de service. 

- Assurer la continuité d’un accueil de qualité pour les patients des 3 sites : Neurosciences, Bon Secours et SAU.

- Veiller à la prise en charge des déclarations de décès des patients pour le site de l’Hôpital Central la semaine et des Hôpitaux Urbains le WE, à la complétude et la qualité des dossiers d’admission et de consultation, au bon fonctionnement de la régie et des dépôts de patients (et restitution). 

- Etablir et maintenir des liens avec les équipes de soins.


Mission complémentaire : 

- Encadrer les équipes de gestion en hospitalisation et soins externes en cas d’absence des cadres de ses équipes 

Description des activités : 

Gestion des équipes :

Gestion des secteurs d'activité : accueil, admission et SAU.

Plannings prévisionnels, suivi de ces plannings, anticipant dans la mesure du possible les absences par des modifications de ces plannings.

Bonne répartition des agents en fonction des pics d’activité dans la journée. 

Gestion technique :

Veiller en liaison avec les Directions Informatique et Economique au bon fonctionnement du parc informatique et des réseaux, à l'approvisionnement en imprimés, fournitures informatiques, au bon fonctionnement du matériel (photocopieur, fax, téléphone …) 

Gestion des convocations :

Suivi du circuit des convocations (convocation du service / liste de dossiers à créer en pré admission / création des dossiers / transmission des étiquettes dans les services). 

Supervision du traitement des dossiers incomplets :

Suivi des tableaux de bord (erreur utilisateur, inter actes, sans actes …)

Contrôle de l'exhaustivité et de l'exactitude des informations recueillies par les agents d'admission - retour vers les agents des dysfonctionnements. 

Accueil et formation des nouveaux agents et des stagiaires

Etablissement de devis pour les patients payants, en collaboration avec les services de soins.



Relations avec les services : 

A l'intérieur de la DFAC (direction de la facturation)

Relations privilégiées avec les ACH des secteurs admission, facturation et contentieux.



A l'extérieur de la DFAC 

- Contact avec les services de soins (traitement des dossiers sans actes, établissement de devis, gestion des flux, renseignements divers ...)

- Relation avec les Directions Informatique et economique pour tout problème technique

Activités complémentaires non liées au poste

- Encadrement des équipes de gestion hospitalisation et soins externes, participation à des groupes de travail

- Suivi des signatures des déclarations de décès à la Mairie de Nancy, réponse aux réquisitions judiciaires



Savoirs faire :

- Encadrer et manager une équipe, optimiser les organisations

- Mettre en oeuvre les consignes relatives à la gestion, facturation des dossiers

- Identifier les demandes de différents interlocuteurs de l’établissement

- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

- Rédiger des procédures, modes opératoires, compte-rendu, courriers et mail

§ Aptitudes :

- Qualités managériales, sens de l’organisation, du relationnel et de l’anticipation

- Capacité à maîtriser un logiciel d’admission-facturation (GAM), de gestion de file d’attente (eSirius) et de gestion du temps de travail et de planification (Igestor)

Discrétion professionnelle, adaptabilité, sens du travail en équipe


§ Connaissances - savoirs : 

- Connaissance des principes de la tarification à l’activité

- Connaissance technique des règles de facturation et du rôle des partenaires financiers institutionnels (assurance maladie, des organismes complémentaires et trésorerie)

- Connaissances informatiques souhaitées (bureautique et logiciels métier) 

Compétences complémentaires :

- Connaissances du milieu hospitalier

- Connaissances des circuits liés à la tarification à l’activité

- Connaissances des droits du patient, des normes de facturation et prise en charge

- Connaissances des règles de l’identito-vigilance

 

 

 

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