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Emploi - Hôpitaux de Saint-Maurice recherchent Secrétaire à la Direction des Systèmes d'Information - Saint-Maurice - Val-de-Marne

PROFESSION RECHERCHÉE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Val de Marne, Ile de France, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

PUBLIÉE LE 2014-03-10
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé :
Secrétaire à la Direction des Systèmes d'Information
 
Contrat(s) :
CDD;CDI;Détachement;Mutation
  Descriptif :

Un poste de secrétaire de direction (grade d’adjoint administratif) à temps plein est à pourvoir au service informatique (Direction des Systèmes d’Information).
Poste ouvert aux contractuels et titulaires

Grade : Adjoint administratif
Fonction : Assistante du Directeur des Systèmes d’Information
Position dans la structure :
Placée sous l’autorité directe de Directeur des Systèmes d’Information et de son adjoint

Missions :
- Accueil physique, réception, orientation et traitement des appels téléphoniques.
- Prise de rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activité du Directeur et de l’équipe informatique, réservation de salle, d’équipements, …
- Préparation, reproduction et suivi de dossiers divers.
- Traitement (enregistrement, tri, diffusion, classement et archivage) et mise en forme de documents, notes, rapports, enquêtes, courriers, tableaux de bord, fiches techniques, graphiques, organigrammes, protocoles, procédures,…
- Gestion des formations informatiques.
- Prise de notes et rédaction des comptes-rendus.
- Suivi des commandes et des contrats de maintenance, réceptions.
- Suivi administratif des appels d’offres lancés par la DSI.
- Suivi de l’avancement des projets gérés par le DSI.
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieur, fax,…)

COMPETENCES REQUISES :
La formation et/ou les qualifications requises : 
Titulaire d’un BTS de secrétariat (ou expérience professionnelle équivalente)

Les connaissances particulières requises :
Connaissance de l’environnement hospitalier

Les savoirs faire requis : 
- Excellente maîtrise des logiciels bureautiques (dactylographie en particulier)
- Savoir filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques pour le DSI et son adjoint
- Définir et réaliser un plan de classement (courriers, notes, tableaux de bord, schémas, …) sous format papier et électronique
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte-rendu, procès verbal, dossier, diapositives de Pré AQ, …)
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat
- S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
- Maîtriser les concepts et outils de communication (téléphone, fax, messagerie électronique, internet, photocopieur,…)

Les qualités professionnelles requises :
Organisation
Disponibilité
Savoir hiérarchiser et gérer les priorités
Respect des procédures en vigueur
Discrétion sur les sujets confidentiels
Savoir se fixer des normes de qualité et les respecter 
Ouverture aux nouvelles technologies et aptitude à les intégrer dans son travail
Capacité d’écoute et de communication

 

 

 

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