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Emploi - HCL Hospices Civils de Lyon recherche ATTACHE D'ADMINISTRATION HOSPITALIERE - Chargé de la Clientèle - H/F - Rhône

PROFESSION RECHERCHÉE

Attaché d'administration hospitaliers

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Rhône, Rhône Alpes, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

PUBLIÉE LE 2013-12-10
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé :
ATTACHE D'ADMINISTRATION HOSPITALIERE - Chargé de la Clientèle - H/F
 
Contrat(s) :
CDI;Mutation
 
 
Descriptif :

L’Attaché d’Administration Hospitalière chargé de la Clientèle est affecté au GROUPEMENT HOSPITALIER EST, et placé sous l’autorité de la Direction (Directeur des Services Financiers et de la Clientèle).
La Direction des Services Financiers et de la Clientèle du GHE comprend quatre secteurs : 
- Services Financiers et Recherche
- Clientèle (Bureaux des admissions, Chargé de la clientèle, Service social) et Qualité 
- Vigilances (relations avec l’ASN) 
- Culture et communication.

L’Attaché chargé de la Clientèle a des liens fonctionnels avec :
-la Direction Organisation, Qualité et Relations avec les Usagers des HCL
-la Direction des Affaires Economiques et Logistiques des HCL (pour les archives médicales).

I - Ses missions couvrent deux secteurs d’activité :

1 – Les archives médicales :
Gestion du service : problèmes techniques et juridiques et évolution du secteur (externalisation par exemple)en lien avec les Médecins concernés.

-management d’une équipe de 15 personnes réparties sur les trois établissements du groupement (comptes d’heures, évaluation…)
-organisation et coordination des contrôles de dossiers médicaux par des structures internes (cellule qualité) ou des organismes externes (Caisse Primaire d’assurance Maladie, sociétés privées missionnées par les HCL)
-mise en oeuvre des destructions annuelles de dossiers médicaux
-gestion du prestataire en charge de la partie externalisée des archives
-saisies des dossiers.

2 – Les relations avec les usagers :

a)Gestion des demandes de communication de dossiers médicaux :

-réception des demandes
-vérification de la conformité des demandes
-enregistrement des demandes dans la base de données
-traitement des demandes 
-à chaque étape, actualisation de la base de données

b) Gestion des réclamations : Rôle de « Référent Usagers »

-réception des courriers de réclamations
-instruction et préparation des réponses
-enregistrement dans le logiciel ENNOV
-tenue du registre des réclamations
-élaboration du rapport annuel d’activité de la Commission Locale des Relations avec les Usagers
-missions transversale HCL : réunion des référents usagers des HCL (4 fois/an).

c)Organisation des réunions de la Commission Locale des Relations avec les Usagers (quatre fois par an) :

-préparation de l’ordre du jour
-envoi des convocations
-rédaction et diffusion des comptes rendus
-relations avec les représentants des usagers

d)Participation à différentes instances en qualité de référent usagers :

-Commission Locale des Evénements Indésirables (une fois par semaine)
-Comité Qualité (environ quatre fois par an)
-Comité Technique d’Etablissement Local (ponctuellement)
-
e)Gestion de dossier divers : réquisitions à personne, commissions rogatoires, suivi de la Maison des Usagers des HCL.

f)Conventionnement des associations et suivi des conventions existantes : 

-rencontre avec les présidents des associations en vue de l’élaboration et de la signature des conventions de partenariat entre le Groupement Hospitalier Est et les associations intervenant en son sein
-recueil des pièces administratives règlementaires à la signature de la convention, puis annuellement
-diffusion annuelle de la liste des associations conventionnées auprès des cadres de santé

II –Qualités requises pour ce poste :
-Qualités relationnelles : capacité d’écoute des plaignants, pondération et maîtrise de soi
-aptitudes à manager une équipe
-qualités rédactionnelles
-disponibilité
-pratique des outils Word, Excel, Powerpoint. 
-Autres logiciels utilisés : SPARK ARCHIVES / GEMA / ENNOV/ GESTOR / OUTLOOK


III – Rythme de travail :

Ce poste est classé à repos fixes. 
Horaires : 39 heures par semaine avec 20 jours de RTT.

 

 

 

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