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Emploi - Centre hospitalier de l'arrondissement de Montreuil-sur-Mer recherche ASSISTANT(E) BUREAU DES MARCHES ET GESTION DE PROJETS - Rang-du-Fliers - Pas-de-Calais

PROFESSION RECHERCHÉE

Adjoint | Agent administratif

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Moselle, Lorraine, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

PUBLIÉE LE 2013-03-19
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé

ASSISTANT(E) BUREAU DES MARCHES ET GESTION DE PROJETS

 

Contrat(s)

CDD

 

Descriptif

FICHE DE POSTE
ASSISTANT BUREAU DES MARCHES ET GESTION DE PROJETS


MISSIONS

Il s’agit d’un poste partagé entre la direction fonctionnelle chargée du système d’information et de la conduite de projets et études et la direction des services économiques et travaux.
Missions principales
Assurer l’instruction administrative des affaires courantes de la direction du management du système d’information et de la conduite de projets et études ; ainsi que de la direction des services économiques, logistiques et des travaux :
- réception, traitement et diffusion de l’information,
- gestion documentaire et classement adapté,
- réalisation et mise en forme de travaux de bureautique,
- accueil téléphonique et physique en ayant le souci de répondre aux attentes.

Au sein de la direction des services économiques et travaux, les missions confiées à ce collaborateur porteront plus particulièrement sur :
- le recensement des contrats d’entretien en cours, quel que soit leur domaine d’application : biomédical, informatique, laboratoire, et création d’un outil de suivi informatisé ;
- la réalisation et la mise à jour d’un tableau de bord des marchés en cours, de sorte à en faciliter le suivi,
- la création d’une bibliothèque virtuelle relative aux matrices des marchés de tout type,
- la distribution du courrier pour les services économiques et les travaux,
- la réalisation de courriers divers pour les services économiques et les travaux (relance, retour factures, notification des marchés, reconductions, etc.)
- les travaux de reprographie en lien avec les dossiers marchés à destination de la TG.

Au sein de la direction du système d’information et de la conduite des projets, les missions confiées au collaborateur porteront plus spécifiquement sur :
- l’organisation de la vie professionnelle du directeur adjoint (gestion des appels téléphoniques et de l’agenda, prise de rendez-vous, organisation de réunions, déplacements…),
- la participation à divers travaux concourant à la gestion des projets : recherche de documentation et veille juridique dans le cadre du montage des dossiers,
- la gestion et la participation aux réunions relatives à la conduite des projets : rédaction de comptes rendus et relevés de décisions,
- le traitement et suivi des divers courriers et courriels de la direction, des appels téléphoniques,
- l’organisation logistique des réunions (réservation des salles, du matériel requis…).


POSITION DANS LA STRUCTURE

Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique
Le directeur adjoint chargé du management du système d’information et de la conduite de projets et études et le directeur des services économiques et travaux.
Liaisons fonctionnelles
Les parties prenantes des différents projets instruits par la direction chargée du système d’information et des projets, ainsi que les interlocuteurs de la direction des services économiques.


HORAIRES DE TRAVAIL
Horaires de jour sur la base de 35h


COMPETENCES REQUISES

Capacité d’initiative, d’anticipation et de priorisation des échéances
Organisation méthodique
Maîtrise des logiciels bureautiques
Sens du travail en équipe
Capacités rédactionnelles
Bonne présentation et expression orale
Aisance relationnelle

Des connaissances en matière de marchés publics, et de l’organisation hospitalière seraient appréciées.

 

 

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