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Emploi Assistant (e) de direction (H/F) - Centre Hospitalier Sarthe Pays de la Loire

PROFESSION RECHERCHÉE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Sarthe, Pays de la Loire, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

ÉTABLISSEMENT

FHF

PUBLIÉE LE 2012-06-03
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé
Assistant (e) de direction (H/F)

Contrat(s)
CDI

Descriptif

Intitulé
Secrétaire à la Direction des Finances et du Patrimoine

Lieu d'exercice
Direction des Finances et du Patrimoine

Activités spécifiques
A) Secrétariat du Patrimoine
B) Secrétariat des Affaires Financières (soutien et remplacement de la secrétaire en poste)

Missions communes aux assistantes de la Direction des Affaires Financières et du Patrimoine
. accueil téléphonique et physique
. gestion d’agenda
. rédaction et mise en forme de courriers, notes, rapports, convocations, diaporamas....
. envoi, réception et retransmission de mails, de documents
. organisation de réunions et préparation des dossiers
. classement, archivage papier et informatique

Mission propre « patrimoine »
. secrétariat de l’audit patrimonial (organisation des visites, prises de RDV, diffusion des documents)
. réception des appels du service patrimoine (services, locataires, notaires, domaines, etc)
. mise à jour du catalogue du patrimoine en lien avec le chargé de mission Patrimoine
. organisation et préparation des réunions inter-services (notaires, municipalité, agences immobilières)
. gestion et rédaction du courrier en rapport avec la Dotation Non Affectée (réponses aux offres d’achat, aux demandes des locataires, préparation des baux)
. assure l’archivage documentaire pour tout ce qui concerne le patrimoine (plans, actes notariés, estimation des domaines, etc.) ; aide à la constitution de dossiers
. répond aux enquêtes concernant le patrimoine en lien avec le chargé de mission Patrimoine
. participation au suivi financier du patrimoine (fichier excel)

Missions partagées avec le poste de la secrétaire de la Direction des Affaires Financières 
. secrétariat de la Direction des Finances (selon missions déléguées)
. organisation des revues de gestion et des ateliers de gestion avec les pôles médicaux
. commandes de fournitures

Positionnement hiérarchique

Soumis à l’autorité directe du directeur des Finances.

Horaires

Base : 80 % (de 36 heures 40 par semaine soit 29 h 20) – présence obligatoire le mercredi

Savoir-faire et connaissances demandés

. organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
. accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
. utiliser le plan de classement TRAPEC, un système de gestion documentaire
. élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
. identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
. rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
. s'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes
. travailler en équipe/en réseau
. utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook) de manière indispensable

Qualités requises
. discrétion
. réactivité, initiative
. rigueur, organisation
. disponibilité
. diplomatie
. connaissance en droit immobilier pourrait être un avantage

Remplacement de l’assistante de direction en cas d’absence de cette dernière (notamment présence obligatoire le mercredi).

Travail en binôme avec l’assistante du Directeur des Finances et du Patrimoine.




Réseau Pro Santé. Réseau social dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France) : http://reseauprosante.fr/



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