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Emploi - AP-HP Hospitalisation à domicile (HAD) recherche Assistante de Direction - Ile-de-France - Paris

PROFESSION RECHERCHÉE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Paris, Ile de France, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

PUBLIÉE LE 2013-03-24
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé :
Assistante de Direction
 
Contrat(s) :
Détachement;Mutation
 
 
Descriptif :

• Liaison hiérarchique :
La directrice

• Liaisons fonctionnelles : 
L’équipe de direction 
Le Président du CCM, l’équipe médicale 
L’équipe des cadres et l’ensemble du personnel (650 postes)

Présentation de la Direction :
-Direction : Marie-Laure LOFFREDO 
-Direction Stratégie Finances Qualité : Yvette HANNO
-Direction des Ressources Humaines et Services économiques : Christian AUTISSIER 
-Coordination Générale des Soins : Marie-Agnès GUÉRAUD
-Ingénieur informatique : Jérôme GUÉRIN
-Responsable qualité : Corinne RENAUX 
-Gestionnaire de risques, ingénieur : Florence DEMOLIÈRE 
-Chargée de communication : Geneviève KUHN 
-Ingénieur en organisation : Jean-François MÉREAU 

Structures : 820 places d’HAD

-Présidence du Comité Consultatif Médical : Professeur Marc BRODIN
-Pôle Soins Adultes (15 unités de soins réparties sur les hôpitaux de l’AP-HP)
-Pôle Mère-Enfant (4 unités, pédiatrie, obstétrique) 
-Pôle Filières et Spécialités
-Pôle Pharmacie et Logistique 

Horaires de travail : à définir, arrivée entre 8h30 et 9h30, départ entre 16h00 et 17h00

MISSIONS DU POSTE


Missions générales :
-Assurer le secrétariat de la directrice, l’assister dans l’élaboration des dossiers
-Gestion des mails et de l’agenda,
-Assurer la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques, 
-Organiser la gestion logistique (organisation de réunions…).

Missions permanentes :
-Constitution des dossiers de la directrice (réunions/instances), suivi des mails, 
-Prise de rendez-vous, organisation de réunions et gestion de l’agenda,
-Traitement des appels téléphoniques,
-Interface avec l’ensemble des acteurs, encadrement de l’équipe de vaguemestres, 
-Frappe, mise en forme de documents,
-Participation à certaines réunions dont le CODIR,
-Élaboration du tableau de la garde administrative,
-Gestion des stocks de fournitures de bureau,
-Reproduction et diffusion de documents.

Missions spécifiques :
-En cas de besoin, entraide et remplacement partiel des autres assistantes du 3ème étage de Vésale (Siège HAD),
-Rédiger certains relevés de décisions de réunions.

COMPÉTENCES ET SAVOIR FAIRE REQUIS
Savoir-faire requis
-Connaissance de la bureautique
-Travailler en équipe
-Accueillir et orienter les personnes
-Définir, adapter un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire

Compétences associées 
-Communication / relations interpersonnelles
-Classement et archivage

QUALITÉ REQUISES
-Qualités d’accueil positif et relationnelles,
-Sens de l’initiative, suivi rigoureux des dossiers, 
-Pragmatisme, savoir trouver des solutions,
-Organisation,
-Savoir définir les priorités,
-Méthode, 
-Discrétion.

EXPERIENCE CONSEILLEE
-Expérience d’un secrétariat souhaitée

ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT
-Responsable d’un secteur administratif

 

 

 

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