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Emploi - AP-HP Hôpital Necker - Enfants Malades recherche Coordinateur de l’accueil - Ile-de-France - Paris

PROFESSION RECHERCHÉE

Hôtesse d'accueil

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Paris, Ile de France, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

PUBLIÉE LE 2013-04-09
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé :
Coordinateur de l’accueil
 
Contrat(s) :
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Descriptif :

Coordinateur de l’accueil

 Service
Présentation :
Le pôle Accueil de la DAL comprend l’accueil, le vaguemestre et le standard
Composition de l’équipe :
o Accueil : Accueil physique des visiteurs, des patients et des consultants dans l’hôpital sur 2 localisations différentes : 7 agents ETP
o Vaguemestre : Tri, affranchissement et distribution du courrier au départ et à l’arrivée dans l’hôpital : 3 agents ETP
o Standard : Accueil téléphonique et orientation lors des demandes de consultations : 9 ETP
Activités :

Le coordinateur de l’accueil définit, planifie et pilote les activités et les moyens des 3 secteurs d’activités liés à l’accueil, comprenant 19 ETP non polyvalents.

o Accueil
• Encadrement de l'équipe, gestion et développement des personnels : 7 ETP
• Organisation et suivi opérationnel des activités et projets, coordination avec les interlocuteurs internes (suivi de la politique d’accueil : référentiel Marque AP, circuit des PMR et poussettes…)
• Planification des activités et des moyens, contrôle (gestion des plannings sur deux sites : Laennec et Carré Necker)
• Conception et réalisation d'outils et / ou de méthodes spécifiques au domaine d'activité - Etablissement / actualisation et mise en œuvre de procédures, protocoles, consignes, (gestion des documents d’accueil : plans d’orientation, signalétique…)

o Vaguemestre
• Encadrement de l'équipe, gestion et développement des personnels : 3 ETP
• Organisation et suivi opérationnel des activités et projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes (gestion de la machine à affranchir et contrats d’affranchissement, politique et circuit de distribution et de collecte du courrier…)
• Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting
• Conception et réalisation d'outils et / ou de méthodes spécifiques au domaine d'activité - Etablissement / actualisation et mise en œuvre de procédures, protocoles, consignes, spécifiques à son domaine

o Standard
• Encadrement de l'équipe, gestion et développement des personnels : 9 ETP
• Organisation et suivi opérationnel des activités et projets, coordination avec les interlocuteurs internes (gestion du projet Serveur Vocal Intelligent, gestion de la cellule d’orientation des appels pour consultations pédiatriques)
• Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting (gestion des plannings inclus nuits, WE et fériés)
• Conception et réalisation d'outils et / ou de méthodes spécifiques au domaine d'activité - Etablissement / actualisation et mise en œuvre de procédures, protocoles, consignes, spécifiques à son domaine (gestion et mise à jour de l’annuaire de l’hôpital en lien avec la direction de la Communication)
• Relations avec le call-center
De manière générale, pour les 3 secteurs :
• Gestion des moyens et des ressources : techniques, financières, humaines, informationnelles
• Gestion de projets transversaux aux 3 secteurs
• Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité
• Veille spécifique à son domaine d'activité

• Savoir-Faire
- Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné
- Auditer l'état général d'une situation, d'un système, d'une organisation dans son domaine de compétence
- Concevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétence
- Définir, allouer et optimiser les ressources au regard des priorités, des contraintes et variations externes / internes
- Évaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs
- Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
- Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
- Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
- Traduire la stratégie en orientations, en plans d'actions et en moyens de réalisation

 Formation en logistique ou filière hôtelière OU expérience d’encadrement et de management de proximité (une expérience en management de proximité de services administratifs est souhaitable)
 Maîtrise des outils de bureautique et capacités rédactionnelles
 Disponibilité et rigueur
 Sens des priorités
 Gestion de projets

 

 

 

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