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Emploi SECRETAIRE DE DIRECTION - Centre Hospitalier Le Vinatier Rhône Rhône-alpes

PROFESSION RECHERCHÉE

Secrétaire médicale

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Rhône, Rhône Alpes, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

ÉTABLISSEMENT

FHF

PUBLIÉE LE 2012-06-11
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé
SECRETAIRE DE DIRECTION

Contrat(s)
CDD

Descriptif

  1. DÉFINITION GÉNÉRALE de la FONCTION 
• Traiter et organiser l’ensemble des informations administratives et les relations internes et externes du secrétariat des Ressources Physiques.

• Assurer la mission de secrétariat, le suivi des dossiers confiés, gérer les rendez-vous des deux directions fonctionnelles des Ressources Physiques.

  2. ACTIVITÉS PRINCIPALES 

MISSIONS

• Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
• Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
• Accueil physique, téléphonique et prise en charge des usagers
• Prise de rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activité, réservation des salles
• Traitement des courriers, des dossiers et des documents
(enregistrement, tri, diffusion et archivage)
• Préparation et suivi de dossiers
• Prise de notes et rédaction de comptes rendus
• Reproduction de documents
• Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax, scanner)

  3. COMPÉTENCES et QUALITES REQUISES

PREREQUIS POUR LE POSTE

 Connaissances et compétences professionnelles

• Utiliser et maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power point, Access)
• Filtrer les appels et les demandes téléphoniques,
• Renseigner les interlocuteurs,
• Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (compte rendu, procès-verbal, dossier, études, tableaux de bord…),
• Travailler en équipe,
• Organiser et prioriser ses activités,
• S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés,
• Définir un plan de classement

 Qualités requises

• Maîtrise approfondie de l’orthographe et de la mise en forme des documents,
• Discrétion,
• Organisation,
• Autonomie,
• Bon relationnel avec les services,
• Capacités d’adaptation.

 Exigences du poste 

• Expérience dans le domaine du secrétariat
• Diplôme conseillé : BTS secrétariat ou expérience en secrétariat


  4. HORAIRES - AMPLITUDES HORAIRES - CYCLES

• Temps de travail : 35 h
• Cycle hebdomadaire : du lundi au vendredi
• Amplitude horaire : de 8h00 à 18h00 en roulement (8h00-16h00) (9h00-17h00) (10h00-18h00)
• Horaires : à déterminer avec le Coordonnateur des Ressources Physiques


  5. ORGANISATION DU TRAVAIL – RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

• Le Directeur des Achats et de la Logistique
• Le Directeur des Travaux, des Services Techniques et de la Sécurité





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