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Emploi - Le Centre Hospitalier Le Vinatier - recherche SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)- CDD 3 mois renouvelable - Bron - Rhône

PROFESSION RECHERCHÉE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Rhône, Rhône Alpes, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

PUBLIÉE LE 2014-05-04
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé :
SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)- CDD 3 mois renouvelable
 
Contrat(s) :
CDD
    Descriptif :

DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION :

• Traiter et organiser l’ensemble des informations administratives et les relations internes et externes du secrétariat des Ressources Physiques, qui regroupe la direction des Achats et de la Logistique et la direction des Travaux, Services Techniques et de la Sécurité.

• Assurer la mission de secrétariat, le suivi des dossiers confiés, gérer les rendez-vous des deux directions fonctionnelles des Ressources Physiques.

ACTIVITÉS PRINCIPALES / MISSIONS

• Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
• Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
• Accueil physique, téléphonique et prise en charge des usagers
• Prise de rendez-vous, tenue des agendas (Outlook) et des plannings d’activité, réservation des salles
• Traitement des courriers, des dossiers et des documents
(enregistrement, tri, diffusion et archivage)
• Préparation et suivi de dossiers
• Prise de notes et rédaction de comptes rendus
• Reproduction de documents
• Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax, scanner)

COMPÉTENCES et QUALITES REQUISES

PREREQUIS POUR LE POSTE

 Connaissances et compétences professionnelles
• Utiliser et maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power point, Access, Outlook)
• Filtrer les appels et les demandes téléphoniques,
• Renseigner les interlocuteurs,
• Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (compte rendu, procès-verbal, dossier, études, tableaux de bord…),
• Travailler en équipe,
• Organiser et prioriser ses activités,
• S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés,
• Définir un plan de classement

 Qualités requises
• Maîtrise approfondie de l’orthographe et de la mise en forme des documents,
• Discrétion,
• Organisation,
• Autonomie,
• Bon relationnel avec les services,
• Capacités d’adaptation.

 Exigences du poste :
• Expérience dans le domaine du secrétariat
• Diplôme conseillé : BTS secrétariat

HORAIRES - AMPLITUDES HORAIRES - CYCLES
• Temps de travail : 35 h
• Cycle hebdomadaire : du lundi au vendredi
• Amplitude horaire : de 8h00 à 17h00 en roulement (8h00-16h00) (9h00-17h00)

ORGANISATION DU TRAVAIL – RATTACHEMENT HIERARCHIQUE
• Le Directeur des Achats et de la Logistique
• Le Directeur des Travaux, des Services Techniques et de la Sécurité

 

 

 

 

 

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