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Emploi - Hôpitaux de Saint-Maurice recherchent Secrétaire de direction (AMA ou ADCH) à la direction des affaires générales - Saint-Maurice - Val-de-Marne

PROFESSION RECHERCHÉE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Val de Marne, Ile de France, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

PUBLIÉE LE 2014-02-27
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé :
Secrétaire de direction (AMA ou ADCH) à la direction des affaires générales
 
Contrat(s) :
CDD;CDI;Détachement;Mutation
  Descriptif :

Un poste de secrétaire de direction à temps plein est à pourvoir à la Direction des Affaires Générales 


Poste proposé : Métier : Assistante de Direction
Grade : Adjoint Administratif / Assistant Médico-Administratif / Adjoint des Cadres

Contrat(s) : C.D.D. renouvelable – Détachement – Mutation

Liaisons hiérarchiques :

Attachée d’Administration Hospitalière de la Direction des Affaires Générales
Directrice Adjointe chargée des Affaires Générales
Directeur de l’établissement

Liaisons fonctionnelles en interne :

Ensemble des directions et services administratifs
Ensemble des pôles et services médicaux

Liaisons fonctionnelles en externe :

Autorités (Ministère ; ARSIF, délégation territoriale du Val de Marne, …)
Hôpitaux ; établissements sociaux et médico-sociaux, associations (secteur social et médico-social)
Administrations (mairie ; département ; région)
Cabinets juridiques (office notarial ; cabinet d’avocats)

Structure de l’équipe :

2 assistantes de Direction à la Direction Générale
1 assistante de Direction à la Direction des Affaires Générales
1 Attachée d’Administration Hospitalière
1 Directrice Adjointe
le Directeur Général de l’établissement

Localisation du poste :

Secrétariat de la Direction des Affaires Générales – Pavillon Berthoumeau

Conditions de travail :

Horaires : du lundi au vendredi : 9h / 16h40
Pause déjeuner : 30 minutes – accès aux 2 selfs
Permanence : continuité à assurer avec les autres directions fonctionnelles en période de congés

Ressources du poste :

Matériel : ordinateur – scanner – photocopieur – télécopieur
Bureautique : WORD – EXCEL – POWERPOINT

DESCRIPTION DU POSTE :

La Direction des Affaires Générales recrute une assistante afin de traiter et d’organiser l’ensemble des informations administratives et les relations internes et externes de la direction.


Mission générale : Assurer le secrétariat et le suivi de dossiers de la Direction des Affaires Générales de l’établissement

Missions permanentes déclinées en activités :

Assister la Directrice des affaires générales :
Réception, traitement, orientation des appels et courriels
Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda / planning (électronique)
Préparation et organisation de réunions
Traitement, enregistrement, mise en forme et envoi des courriers

Favoriser l’accueil :

Accueil physique et téléphonique, gestion des appels, orientation de visiteurs 
Communication avec les services internes / externes à l’établissement
Identification des demandes des interlocuteurs internes / externes

Assurer la gestion des dossiers :
Suivi de la gestion du patrimoine de l’établissement (structures internes et externes)
Suivi des conventions de mise à disposition de logements des personnels logés, (rédaction, suivi des charges, réactualisation des charges annuelles, …)
Suivi des conventions inter-établissements et avec des associations (sociales et médico-sociales)
Saisie et travail sur différents dossiers 
Mise à jour, sauvegarde des données, création de fichiers
Tenue, actualisation, centralisation des fichiers et des dossiers
Classement, tri, mise à jour et archivage des dossiers

Assurer la gestion des fournitures :

Ravitailler les fournitures du service, matériel bureau

Ponctuellement, assurer la suppléance et la continuité du secrétariat de direction

COMPETENCES ET QUALITES SOUHAITEES :

Formation :

BTS Assistante de direction / Formation secrétaire médicale / BAC + 2 minimum
Expérience :

Expérience significative dans un secrétariat de direction – Connaissance du milieu hospitalier appréciée
Connaissances particulières :

Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint …)

Savoir-faire techniques / relationnels :
Maîtrise des outils bureautiques (gestion de fichiers)
Qualité rédactionnelle (maîtrise de l’orthographe, syntaxe)
Techniques de secrétariat (classement, archivage)
Usage des outils de communication (messagerie électronique)
Capacité relationnelle – techniques d’accueil
Travail en équipe (remplacement en cas d’absence d’une secrétaire de la Direction Générale)

Qualités et aptitudes :

Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, courtoisie
Sens de l’organisation : capacité à dégager les priorités, esprit de synthèse, rigueur professionnelle
Capacité d’adaptation : réactivité, capacité à gérer les situations d’urgence, résistance au stress
Capacité d’autonomie : sens de l’initiative, anticipation
Respect de la confidentialité : secret professionnel, discrétion
Esprit d’équipe, polyvalence
Ponctualité, disponibilité

 

 

 

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