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Emploi - Hôpitaux de Saint-Maurice recherchent Secrétaire de direction à la direction générale - Saint-Maurice - Val-de-Marne

PROFESSION RECHERCHÉE

Adjoint des cadres hospitaliers

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Val de Marne, Ile de France, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

PUBLIÉE LE 2013-03-17
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé

Secrétaire de direction à la direction générale

 

Contrat(s)

CDD;CDI;Détachement;Mutation

 

Descriptif

Un poste de secrétaire de direction à temps plein est à pourvoir à la direction générale (Directeur : Monsieur FRECHOU) sur un grade d’adjoint administratif ou d’Assistante Médico-Administratif ou d’adjoint des cadres.

Contrat(s) : C.D.D. renouvelable – Détachement – Mutation

Liaisons hiérarchiques : Attachée d’Administration Hospitalière de la Direction des Affaires Générales
Directrice Adjointe chargée des Affaires Générales
Directeur de l’établissement

Liaisons fonctionnelles en interne : Ensemble des directions et services administratifs
Ensemble des pôles et services médicaux

Liaisons fonctionnelles en externe : Autorités (Ministère ; ARS ; DGOS ; CNG ; HAS)
Hôpitaux ; associations (sociales, médico-sociales)
Administrations (mairie ; département ; région)
Cabinets juridiques (office notarial ; cabinet d’avocats)

Structure de l’équipe : 2 Secrétaires de Direction à la Direction Générale
1 Secrétaire de Direction à la Direction des Affaires Générales
1 Attachée d’Administration Hospitalière
1 Directrice Adjointe
le Directeur Général de l’établissement

Localisation du poste : Secrétariat de la Direction Générale – Pavillon Berthoumeau

Conditions de travail :
Horaires : du lundi au vendredi : 8h30/16h - 10h30/18h en roulement (dépassement occasionnel)
Pause déjeuner : 30 minutes – accès aux 2 selfs
Permanence : continuité à assurer avec les autres directions fonctionnelles en période de congés

Ressources du poste :
Matériel : ordinateur – scanner – photocopieur – télécopieur
Bureautique : WORD – EXCEL – POWERPOINT

DESCRIPTION DU POSTE :
La Direction Générale de l’établissement recrute une secrétaire afin de traiter et d’organiser l’ensemble des informations administratives et les relations internes et externes du secrétariat.

Mission générale : Assurer le secrétariat de la Direction Générale de l’établissement

Missions permanentes déclinées en activités :

Assister le Directeur : Réception, traitement, orientation des appels et courriels
Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda / planning (électronique)
Préparation et organisation des réunions institutionnelles
Traitement, enregistrement, mise en forme et envoi des courriers

Favoriser l’accueil : Accueil physique et téléphonique, gestion des appels
Prise en charge des visiteurs (information et orientation)
Communication avec les services internes / externes à l’établissement
Identification des demandes des interlocuteurs internes /externes

Assurer la gestion des dossiers : Préparation, suivi, reproduction et diffusion de documents
Saisie, présentation standardisée de notes, comptes-rendus
Travail sur des dossiers transversaux (HAS ; CNDCH)
Mise à jour, sauvegarde des données, création de fichiers
Tenue, actualisation, centralisation des fichiers et dossiers
Classement, tri, mise à jour et archivage des dossiers

Assurer la gestion des fournitures : Ravitailler les fournitures du service, matériel bureau

COMPETENCES ET QUALITES SOUHAITEES :

Formation : BTS Assistante de direction / Formation secrétaire médicale / BAC + 2 minimum
Expérience : Expérience dans un secrétariat de direction – Connaissance du milieu hospitalier
Connaissances particulières : Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint …)

Savoir-faire techniques / relationnels :
Maîtrise des outils bureautiques (gestion de fichiers)
Qualité rédactionnelle (maîtrise de l’orthographe, syntaxe)
Techniques de secrétariat (classement, archivage)
Usage des outils de communication (messagerie électronique)
Capacité relationnelle – techniques d’accueil
Travail en équipe (binôme avec la seconde secrétaire de direction)

Qualités et aptitudes :
Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, courtoisie
Sens de l’organisation : capacité à dégager les priorités, esprit de synthèse, rigueur professionnelle
Capacité d’adaptation : réactivité, capacité à gérer les situations d’urgence, résistance au stress
Capacité d’autonomie : sens de l’initiative, anticipation
Respect de la confidentialité : secret professionnel, discrétion
Esprit d’équipe, polyvalence
Ponctualité, disponibilité

 

 

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