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Emploi - Centre hospitalier de Macon recherche ADJOINT ADMINISTRATIF_AFFAIRES ECONOMIQUES-TECHNIQUES-LOGISTIQUES - Macon - Saône-et-Loire

PROFESSION RECHERCHÉE

Adjoint | Agent administratif

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Saône et Loire, Bourgogne, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

PUBLIÉE LE 2013-12-12
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé :
ADJOINT ADMINISTRATIF_AFFAIRES ECONOMIQUES-TECHNIQUES-LOGISTIQUES
 
Contrat(s) :
CDD
 
 
Descriptif :

I. DESCRIPTION DES PRINCIPALES ACTIVITES 
Il devra assurer les activités suivantes :

1. Activités de secrétariat :
 - Accueil et prise en charge des personnes se présentant à la Direction des Affaires Economiques, Techniques et Logistiques
 - Réception et traitement des appels et messages téléphoniques
 - Saisie et enregistrement de divers courriers et de documents dont le compte rendu des réunions de travaux hebdomadaires
 - Reproduction et transmission de documents
 - Classement et archivage des dossiers et des documents administratifs
 - Remplacement du secrétariat des affaires économiques lors des absences du titulaire

2. Suivi des opérations d’achats et de travaux en régie et/ou sous traitées aux entreprises :

 - Saisie et enregistrement des bons de commande sur le logiciel de gestion des achats
 - Mise en forme des avenants : rédaction des avenants et des rapports de présentation / Suivi des signatures / Notification au titulaire du marché / Transmission à la trésorerie après élaboration de la fiche de recensement / Enregistrement dans le dossier fournisseur et sur le logiciel d’achats / Copie à la maîtrise d’œuvre éventuellement
 - Gestion des sous traitants : vérification du dossier du sous-traitant / Suivi des signatures/ notification au sous traitant et au titulaire du marché / enregistrement dans le dossier du titulaire du marché et sous le logiciel de gestion des achats / Transmission à la trésorerie
 - Gestion administrative des assurances responsabilité civile et décennale

II. COMPETENCES ET APTITUDES
 - Savoir s’exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
 - Organiser et classer des données, des informations et des documents de diverses natures
 - Accueillir et orienter des personnes.
 - Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
 - Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
 - Disposer des qualités relationnelles lui permettant de travailler en équipe
 - Utiliser les outils bureautique ( WORD, EXCEL, POWER POINT…)
 - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

 

 

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