Chargement ...

Emploi Assistante de direction - AP-HP Groupe hospitalier Bichat - Claude Bernard Paris Île-de-France

PROFESSION RECHERCHÉE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Paris, Ile de France, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

ÉTABLISSEMENT

FHF

PUBLIÉE LE 2012-05-29
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé
Assistante de direction

Contrat(s)
Mutation

Descriptif
Fonction : Assistante de Direction du Groupe Hospitalier
Grade : Secrétaire médicale, adjoint des cadres

Position dans la structure :

• Liaisons hiérarchique :
- Directeur du Groupe Hospitalier

• Liaisons fonctionnelles :
- Toutes les directions fonctionnelles du Groupe Hospitalier

Horaires de travail : 8h30 – 17h00 / 10h00 – 18h00

MISSION DU POSTE
Missions générales :
- Assurer le secrétariat du Directeur du GH
- Assurer le secrétariat du Directeur du site Bichat, du Directeur adjoint, chargé des affaires médicales et de la recherche en cas d’absence de leur assistante (congés, maladies, formation…) .
- Assurer l’accueil physique des personnes et leur orientation (personnel, patients, visiteurs, sociétés…).

Missions Permanentes :
- Gestion des appels téléphoniques, orientation des interlocuteurs, filtrage (pour l’ensemble du secrétariat),
- Prise de message pour les Directeurs.
- Gestion d’agenda (Prise et annulation de RDV, note de réunion, réservation de créneaux horaire /en cas d’absence programmation de RDV).
- Gestion des instances du Groupe Hospitalier
- Gestion quotidienne des lits.
- Organisation des instances du GH
- Rédaction du procès verbal du CCM
- Accueil, renseignement, orientation et accompagnement de personnes (patients, agents, usagers, livreurs) + les RDV prévu pour le directeur du GH, le Directeur du site Bichat, du Directeur adjoint, chargé des affaires médicales et de la recherche
- Organisation et planification de réunions de travail (appel des différents interlocuteurs/ envoi de mail/ réservation de salle).
- Préparation de la salle de conférences (ou de l’amphi chiray) pour les réunions des différents services - Réservations et /ou annulation de l’amphi Chiray ou de la salle de conférences pour les services (tenu du cahier des salles).
- Gestion des clefs de l’amphi Chiray.
- Programmation de passage de la société GOM pour le nettoyage de l’amphi.
- Gestion du prêt du vidéo projecteur, de la TV et de l’ordinateur portable.
- Communication essentiellement par messagerie électronique (avis de réunion, envoi de document, approbation des diffusions générales)
- Saisie dans Intranet Gestbons (ex : fuite d’eau, réparation, etc…)
- Utilisation de la base notes pour insérer des documents dans BALI (CR des Dossiers transversaux/ organigramme de la Direction des Investissements)
- Ouverture, tri et enregistrement du courrier reçu (ouverture de parapheur, copie, dispatching).
- Frappe de rapports, compte-rendus, notes, courriers divers…
- Réception des procurations, des parapheurs des travaux, du biomédical et du service informatique pour mise à la signature (puis dispatching)
- Réception des fax et renvoi aux services concernés
- Préparation des dossiers pour les réunions de travail.
- Mise en forme de transparents et de divers supports de présentation pour les conférences et les instances internes.
- Classement, organisation et gestion du classement.
- Suivi de dossiers.
- Demande d’autorisation auprès du chef de sécurité anti malveillance pour l’accès au parking des personnes invalides ou ayant RDV avec le Directeur /réception des demandes de macarons/réception fiche de demande de clef salto)
- Commande des fournitures de bureaux et dépannage des services en fournitures
- Photocopie couleur pour le service de communication
- Réception des commandes de matériels, de denrées alimentaires et rangement
- Commande ponctuelle de plateaux repas pour les réunions programmées à 12h.


COMPETENCES REQUISES

Formations et/ou Qualifications : Toutes tâches de secrétariat.

Connaissances particulières : Word, Excel, Power Point, Intranet.

Qualités professionnelles : Disponibilité, sens des responsabilités, discrétion.

Conditions
(Pour postuler à cette offre vous devez être fonctionnaire titulaire)




Réseau Pro Santé. Réseau social dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France) : http://reseauprosante.fr/



Partager
Consultez les dernières
offres publiées
Rechercher les offres
Rechercher des offres par profession
Rechercher des offres par secteur geographique
Recherchez vous des offres emploi?
de formation? etc...
Offres suggérées
Secrétaire | Secrétaire de direction
APHP - Groupe Hospitalier Pitié Salpêtrière-Charles Foix, Paris, Île-de-France
Paris, France
publié le 21/09/2017
Secrétaire | Secrétaire de direction
CH de Saint-Jean-de-Maurienne
Savoie, France
publié le 21/09/2017
Secrétaire | Secrétaire de direction
AP-HP Hôpital Necker Enfants Malades, réseau de l’Assistance Publique des Hôpitaux de Paris, à Paris en région Ile-de-France
Paris, France
publié le 21/09/2017
Secrétaire | Secrétaire de direction
CH du Nord-Mayenne
Mayenne, France
publié le 20/09/2017
Secrétaire | Secrétaire de direction
CH du Rouvray à Sotteville-lès-Rouen Seine-Maritime Normandie
Seine-Maritime, France
publié le 14/09/2017
Secrétaire | Secrétaire de direction
AP-HP Hôpital Bichat - Claude-Bernard
Paris, France
publié le 13/09/2017
Secrétaire | Secrétaire de direction
CH de Guéret, Creuse, Limousin
Creuse, France
publié le 13/09/2017
Secrétaire | Secrétaire de direction
APHP - Groupe Hospitalier Pitié Salpêtrière-Charles Foix, Paris, Île-de-France
Paris, France
publié le 03/09/2017
Secrétaire | Secrétaire de direction
CH de Guingamp Côte-d’Armor Bretagne
Côtes-d'Armor, France
publié le 29/08/2017
Secrétaire | Secrétaire de direction
AP-HP HEGP
Paris, France
publié le 29/08/2017
  • 1/1

Fédération Hospitalière de France
Fédération des Etablissements Hospitaliers & d'Aide à la Personne
resah idf
What's Up Doc, partenaire de Réseau Pro Santé
Vidal.fr - La base de données en ligne des prescripteurs libéraux