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Emploi - AP-HP Hôpital universitaire Robert-Debré Recrute Secrétaire de Direction des soins et des activités paramédicales - Paris - Ile-de-France

PROFESSION RECHERCHÉE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Paris, Ile de France, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

PUBLIÉE LE 2017-07-27
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé
Secrétaire de Direction des soins et des activités paramédicales
 
Contrat(s)
Mutation
 
Descriptif

Liaison hiérarchique
Directeur des Soins, Coordonnateur Général

Liaisons fonctionnelles 
- Cadres Supérieurs de la DSAP 
- Les Directions de l'Hôpital
- Encadrement de l'Hôpital
- Economat
- Etablissements Hospitaliers (AP et non AP) et les Centres de Formation
- Siège de l’APHP
- Agences prestataires d'intérim

• Mission générale-

Assistante de la Coordinatrice Générale des Soins 

• Missions permanentes

- Accueil physique du public et des professionnels.
- Mise à jour et diffusion des tableaux gardes de nuit et gardes du week-end et jours fériés
- Réception et traitement des appels téléphoniques et transmission des messages
- Gestion de l’agenda du coordonnateur général des soins
- Instruction de dossiers, constitution et synthèse des documents
- Rédaction du courrier, des comptes-rendus et travaux/études.
- Réception du courrier papier et E-mail, ouverture, transmission, diffusion, copie, classement de la Direction des soins.
- Gestion des rendez-vous (préparation des dossiers et suivi des courriers) agenda.
- Assure l’instruction administrative de la Commission Locale du Service de Soins (CLSIRMT) et des réunions administratives mensuelles (Réunions des Cadres, des CPP...). 
- Planifie, organise et assure le suivi des réunions 
- Classement et archivage de la DSAP.
- Actualisation et rédaction des documents de la Direction des soins (plaquettes recrutements, protocoles guides et procédures).
- Préparation et publication des annonces dans les revues professionnelles.
- Participation à l’organisation des journées paramédicales annuelles 
- Assure les commandes de fournitures du secrétariat conjointement avec l’assistante de la DRH
- Suivi de la fermeture des lits en mai et en octobre de chaque année.

• Missions ponctuelles
- Aide à la gestion et relation avec l'Agence d'Intérim (demandes intérimaires prévisionnelles, hebdomadaires, en urgence, point journalier, suivi des missions)

• Horaire de travail
De 9h00 à 16h36 (9h00 à 17h00 si présence d'une seule personne)

• Particularité du poste
- La continuité de service est assurée en lien avec l’assistante des ressources humaines
- La polyvalence est exigée pour les deux personnes qui occupent le poste (DRH, DSAP) permettant d’assurer la continuité (réception, traitement des appels téléphoniques et transmission des messages, accueil physique du public et des professionnels, gestion de l’agenda du DRH et de son adjoint)

• Formation
- Bac Sciences Médico-Sociales et/ou BEP secrétariat
- Autres formations 

• Connaissances particulières
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Power Point)

• Expérience souhaitée
- Secrétariat indispensable et connaissance du milieu hospitalier souhaité 

• Qualités requises
- Bonne expression écrite, orale
- Capacité d'analyse, d'organisation
- Capacité d'initiative et d'anticipation
- Maîtrise de soi, capacité d'écoute, sens du contact et de la communication,
- Rigueur, intégrité, loyauté, rapidité, confidentialité
- Disponibilité, adaptabilité, esprit d'équipe, discrétion
- Aptitude à gérer l'urgence
- Esprit d’équipe

 

Conditions

(Pour postuler à cette offre vous devez être fonctionnaire titulaire)

 

Réseau Pro Santé, Réseau social professionnel dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Vous êtes médecin, soignant ou administratif : rejoignez vos confrères ! http://reseauprosante.fr/


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