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Emploi - AP-HP Hôpital Bicêtre - recherche RESPONSABLE DU BUREAU DES RDV - Le Kremlin-Bicêtre - Val-de-Marne

PROFESSION RECHERCHÉE

Directeur | Responsable administratif

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Val de Marne, Ile de France, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

PUBLIÉE LE 2014-06-03
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé :
RESPONSABLE DU BUREAU DES RDV
 
Contrat(s) :
CDD;Détachement;Mutation
    Descriptif :

HOPITAL BICETRE
78, 178 RUE DU GENERAL LECLERC - 94270 LE KREMLIN BICETRE
Métro : Station Le Kremlin-Bicêtre (ligne7) (direction Villejuif)
Bus : n° 47 - 131 - 323 (arrêt hôpital) - n° 125 (arrêt Convention-Jaurès) - n° 186 (arrêt Parrot-Benserade)
Voiture : Fléchage à partir de la Porte d'Italie
SERVICE : Bureau des Rendez-vous

Position dans la structure

Liaisons hiérachiques :

Directeur de la Logistique, l’Organisation, des Achats et du Développement Durable (D-LOADD)

Liaisons fonctionnelles :

Cadres de santé, Agents de la policlinique, services d’hospitalisation, service central des dossiers médicaux, secrétariats hospitaliers, médecins, autres BRV, standard

Présentation de la structure et de l'équipe :

Le BRV est situé au niveau 1 du bâtiment BROCA, porte 1.
Il assure la gestion des consultations pour environ 120 médecins (médecine : hématologie, HGE, pneumologie, cardiologie, allergologie, tabacologie, néphrologie ; chirurgie : orthopédie, digestif, urologie ; anesthésie ; prélèvements).
L’équipe comprend 8 à 10 agents dont un assure l’encadrement quotidien en lien avec le cadre de la policlinique adulte Broca.

Horaires de travail : 7h36. (temps de pose 30mn par jour travaillé)
Détails : Ouverture de 8h30 à 17h du lundi au vendredi (8h30).

ACTIVITES

Mission générale :

- Assurer la qualité et la permanence de l’accueil téléphonique des consultants ainsi que la planification puis la saisie informatique des rendez-vous de consultation et l’envoi des convocations, tant pour les services cliniques que pour les patients externes.
Missions permanentes :
- Planifier la présence des agents du BRV pour assurer une réponse téléphonique chaque jour de 8h30 à 17h.
- Contrôler l’application des procédures définies en lien avec l’encadrement de la policlinique et des consultants médicaux (saisie informatique des rendez-vous de consultation par téléphone, contrôle des identité, des IPP et des adresses des patients à chaque prise de rendez-vous)
- Contrôler la gestion des reports de rendez-vous en cas d’annulation de consultation en lien avec la policlinique pour la planification, gestion des plages urgentes
- gestion des commandes
- évaluation des agents après concertation avec le cadre de santé de la policlinique
- définition et suivi d’indicateurs de qualité (taux de réponses et taux d’appels perdus, délai de réponse après un message laissé sur répondeur, par mail, taux d’annulation, …)

Missions ponctuelles ou spécifiques :

- mise à jour des consignes de chaque médecin pour la prise de rendez-vous
- gestion des annulations de consultation et création de consultations exceptionnelles de remplacement
- travail en collaboration avec le personnel de consultation pour la mise à jour des plannings de médecins (annulations et rajouts de patients)
- transmission à la responsable de la policlinique des annulations ou reports de consultations signalée par les médecins
- transmission de tout incident ou difficulté rencontré avec un patient
- Accueil et encadrement pédagogique des étudiants, des stagiaires et des personnels placés sous sa responsabilité
Risques professionnels liés à l'activité :
Troubles musculo-squelettiques
Station assise prolongée
Stress lié au flux de communications téléphoniques
Travail sur informatique : troubles visuels, de posture, …
Mesures de prévention prises face à ces risques :
Si besoin matériel adapté à la personne (chaise, équipement informatique, équipement téléphonique, …) et adaptation du poste de travail

COMPETENCES

Savoir faire requis

- expérience souhaité dans l’accueil et l ‘encadrement
- expérience souhaitée de saisie informatique en utilisation bureautique
- Planifier et organiser son temps et celui de ses collaborateurs dans le cadre du travail d’équipe
- Évaluer la qualité des pratiques et les résultats
- Travailler en équipe interprofessionnelle
- Analyser, synthétiser des informations
- Créer une relation de confiance avec les usagers et les professionnels


Maitrise du logiciel de rendez-vous AGENDA
Maitrise du logiciel ORBIS
Connaissance en terminologie médicale souhaitée
Formation à la gestion de l’agressivité au téléphone

QUALITES REQUISES

Rigueur et méthode
Esprit d’équipe (rendre compte de son travail, partager les informations, assurer une transmission)
Goût du contact avec les patients et qualité relationnelles : amabilité et patience
Ponctualité et disponibilité
Dynamisme et vivacité d’esprit
Savoir reformuler les demandes imprécises
Discrétion et respect du secret médical
Capacité de mémorisation et d’adaptation au changement


PREREQUIS

Connaissance de l’hôpital Bicêtre
Connaissance de AGENDA et ORBIS
Connaissance en terminologie médicale
Gestion de l’agressivité et du stress

EXPERIENCE CONSEILLEE

Accueil
Encadrement d’équipe

EVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT

Promotion professionnelle par concours suivant la filière

 

 

 

Réseau Pro Santé, Réseau social professionnel dédié aux professionnels de la santé, médical, paramédical et administratif. Recrutement : offres d'emploi et de poste, de stage, de formation, de remplacement, de cession, en exercice libéral et humanitaires. Création et adhésion à des réseaux publics ou privés de tous types. Rubrique Médicapedia et santé publique. Partenaire officiel de la FHF (Fédération Hospitalière de France). Vous êtes médecin, soignant ou administratif : rejoignez vos confrères!   http://reseauprosante.fr/


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