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Emploi - AP-HP HEGP - recherche SECRETAIRE DE LA DRH ET DU SECTEUR QUALITE DE VIE AU TRAVAIL - GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF - Paris

PROFESSION RECHERCHÉE

Secrétaire médicale

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Paris, Ile de France,

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

ÉTABLISSEMENT

AP-HP HEGP

PUBLIÉE LE 2014-10-12
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé :
SECRETAIRE DE LA DRH ET DU SECTEUR QUALITE DE VIE AU TRAVAIL - GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF -
 
Contrat(s) :
Détachement;Mutation
    Descriptif :

IDENTIFICATION DU POSTE
Métier : GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF

Appellation locale : Secrétaire de la DRH et du secteur qualité de vie au travail

Grade : ADJOINT ADMINISTRATIF
Catégorie : PA - catégorie C

Adresser : CV + Lettre de motivation + 3 dernières notations
Recrutement d'Agents titulaires de la fonction publique
(Poste à pourvoir immédiatement)

STRUCTURE
Pôle Ressources Humaines et Politique Sociale

Présentation de la structure et de l'équipe :
La Direction du personnel non médical du Groupe Hospitalier H.U.P.O. (Corentin-Celton/HEGP/Vaugirard) est constituée des secteurs suivants :
- gestion paie
- emploi-recrutement gestion prévisionnelle des emplois et des effectifs
- carrières métiers
- gestime contrôle de gestion
- conseil en ressources humaines
- condition de travail et qualité de vie au travail
- service social du personnel

Le secrétariat de la DRH est assuré par une secrétaire référente et un adjoint administratif.

Le secteur Conditions de travail et Qualité de vie au Travail comprend une équipe de cinq personnes composée de :

• Un adjoint des cadres, responsable des conditions de travail et des relations aux personnels, responsable du secteur
• Un adjoint des cadres, coordonnateur des activités sociales et référent conditions de travail pour le site de Vaugirard
• Un réfèrent prévention des TMS et réfèrent des conditions de travail pour le site de Corentin Celton
• Un assistant référent AGOSPAP à Corentin Celton et à Vaugirard et activités sportives à Corentin Celton (poste à mi-temps)
• Une assistante chargée du secrétariat de l’ensemble du secteur

LIAISONS :
Liaisons hiérarchiques :
o Directrice du pôle Ressources Humaines et Politique Sociale
o Directrice adjointe responsable du pôle social et de la démarche qualité gestion des risques RH
o Adjoint à la Directrice du pôle Ressources Humaines et Politique Sociale
o L’adjoint des cadres, chargée des conditions de travail et des relations aux personnels
o Secrétaire de direction référente
Liaisons fonctionnelles :
o Equipes des Ressources Humaines, Directions Fonctionnelles, Exécutifs de pôle, cadres de l’hôpital, personnels médicaux et non médicaux
o Direction du siège de l’AP-HP et DRH AP-HP
o Hors AP-HP : villes, départements, préfectures
o Partenaires extérieurs : AGOSPAP, APSAP, mutuelles, prestataires arbre de Noël
Horaires de travail : Horaires de travail : 7h36 – Lundi au vendredi- horaires de travail : 8h30 16h30 et 9h30 17h30
Détails : Disponibilité particulière pour la distribution des jouets de Noël et lors de la fête de Noël des enfants du personnel.

ACTIVITES

Missions Générales :

Assurer les taches de secrétariat pour le DRH, le DRH adjoint et l’adjoint au DRH ainsi que pour le secteur conditions de travail et qualité de vie au travail.
Les taches sont organisées par les responsables qui coordonnent leurs demandes.

Missions Permanentes :

Sur le secrétariat de la DRH PNM : sous la responsabilité de la secrétaire référente de la DRG qui répartit les taches du secrétariat de la DRH,
- accueil physique et téléphonique,
- gestion du courrier
- frappe de courrier et de compte rendus de réunions
- continuité sur le secrétariat lors des absences : gestion d’agenda, organisation de réunion...

Sur les relations sociales: sous la responsabilité de la responsable du secteur
- Organisation des instances CTEL et CHSCTL : calendrier, préparation et diffusion des ODJ et dossiers aux participants, réservation des salles et mise en place (micros, chevalets)
- Gestion des pv : rédaction, suivi de leur réalisation, mise en ligne, diffusion…
- Saisie des absences syndicales et suivi des crédits d’heures

Sur le champ des activités sociales
- Commande et attribution des cartes professionnelles définitives du GH
- Aide sur les dossiers de demandes d’attribution des médailles d’honneur du travail du GH et sur l’organisation de la cérémonie
- Gestion de la salle de sport et du planning des activités sportives de l’HEGP
- Relais de l’information de 1er niveau sur ce champ pour être en capacité de répondre aux agents
- Renfort sur les temps forts

Missions spécifiques :

• Aide sur l’organisation de l’arbre de Noël pour les enfants du personnel au coordonnateur des activités sociales
• Organisation de la cérémonie relative au « Prix Jeanne Grunbaum »

RISQUES PROFESSIONNELS ET MESURES PREVENTIVES
Risques professionnels liés à l'activité :
Accueil d’interlocuteurs nombreux, possiblement exigeants.
Risques liées au travail sur écran
Mesures de prévention prises face à ces risques :
Formation à l’accueil du public

COMPETENCES
Savoir faire requis
• Maitrise des logiciels de bureautique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Intranet
QUALITES REQUISES
• Organisation, méthode, rigueur dans le travail
• Conscience professionnelle et disponibilité
• Sens de la discrétion, de l’écoute et des relations humaines
• Ouverture d’esprit, volonté d’amélioration continue de la qualité du service rendu aux personnels
• Capacités de reporting auprès de l’encadrement
• Disponibilité

 

 

 

 

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