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Emploi - AP-HP Groupe Hospitalier Universitaire Paris Ile-de-France Ouest - site RAYMOND POINCARE - recherche SECRETAIRE DE DIRECTION - Garches - Hauts-de-Seine

PROFESSION RECHERCHÉE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Hauts de Seine, Ile de France, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

PUBLIÉE LE 2014-10-06
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé :
SECRETAIRE DE DIRECTION
 
Contrat(s) :
CDD;Détachement;Mutation
      Descriptif :

PRESENTATION DU SERVICE ET DE L’EQUIPE :

Le Secrétariat de Direction est composé de deux agents placés sous l’autorité du Directeur du site. Il assure le secrétariat partagé du :
- Directeur du site
- Responsable des Affaires générales, Communication, Relations usagers
- Directeur des Services Economiques et Logistiques
- Direction des Soins
- Directeur des Equipements

ACTIVITE:

Mission générale

Assurer le secrétariat des Directions suivantes :

- Direction des services économiques et logistiques,
- Direction des équipements et de l’ingénierie bio-médicale
- Direction des Soins
- Affaires générales, Communication, Usagers

En l’absence de l’autre secrétaire de direction, assurer la continuité du secrétariat de direction du site

Missions permanentes

Au titre du secrétariat des directions sus-nommées

 Accueil téléphonique et physique
 Gestion des agendas sur outlook
 Réception, gestion du courrier (tri – photocopies – diffusion)
 Organisation des réunions et des rendez-vous
 Dactylographie (courriers, notes, bordereaux d’envoi)
 Gestion des salles de réunion
 Réception, gestion du courrier (Tenue du chrono - arrivée/départs + archivage – tri - photocopies - frappe - diffusion - mise en forme)
 Organisation des réunions, gestion des salles de réunion, réservation des matériels vidéo et informatiques (PC portable, vidéo-projecteur) et préparation des salles dont visioconférence
 Gestion de la réservation des véhicules de direction
 Présentations sous powerpoint
 Suivi des demandes de presse (tournages, reportages et/ou interviews) et classement
 Soutien logistique et graphique dans l’organisation et la communication (diffusion) d’événements (fêtes, visites, tournages…)
 Recueil des données et mises à jour des documents d’information (Annuaires, livret d’accueil, site intranet)
 Prise de notes et rédaction de compte-rendus de réunions

Au titre du secrétariat de Direction du site
 Suivi des conventions associations et des conventions inter-établissements
 Réception et suivi des demandes de cartes de visites du personnel médical et non médical

Missions ponctuelles
Au titre du secrétariat de Direction du site
 Diffusion des listes de garde

Au titre du secrétariat des Affaires Générales, Communication, Relations usagers
 Assurer le suivi des demandes de dossiers médicaux (DM) et le secrétariat des réclamations en remplacement de la chargée des DM et des réclamations

HORAIRES DE TRAVAIL :
Alternativement une semaine sur deux :
- 8h45 – 16h36 avec pause méridienne de 45 mn
- 9h55 – 17h46 avec une pause méridienne de 45 mn

COMPETENCES ET QUALITES ATTENDUES :
Très bonnes connaissances de Word, Excel, Powerpoint, Messagerie Outlook
Sens de l’organisation et de la méthode
Très bon sens relationnel
Discrétion
Très grande polyvalence

 

 

 

 

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