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Emploi - AP-HP Groupe Hospitalier Raymond-Poincaré - Hôpital Maritime de Berck recherche SECRETAIRE DE DIRECTION - Garches - Hauts-de-Seine

PROFESSION RECHERCHÉE

Secrétaire | Secrétaire de direction

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Hauts de Seine, Ile de France, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

PUBLIÉE LE 2013-04-09
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé :
SECRETAIRE DE DIRECTION
 
Contrat(s) :
CDI
 
 
Descriptif :

FONCTION: Secrétaire de Direction

GRADE: Secrétaire médicale

SERVICE: Direction du site

PRESENTATION DE L'EQUIPE ET DU SERVICE:
Le Secrétariat de Direction est composé de deux agents placés sous l’autorité du Directeur du site. Il assure le secrétariat partagé du : 
- Directeur du site
- Responsable des Affaires générales, Communication, Relations usagers
- Directeur des Services Economiques et Logistiques
- Direction des Soins
- Directeur des Equipements

Liaisons hiérachiques : 
- Directeur du site,
- Directeur des Services Economiques et Logistiques
- Directeur des soins 
- Responsable des Affaires générales, Communication, Relations usagers
- Directeur des Equipements

Liaisons fonctionnelles : 
- Equipe de Direction,
- Les services de l’hôpital et le corps médical.

ACTIVITES:

Missions générales:
Assurer le secrétariat des Directions suivantes : 
- Economiques et Logistiques,
- Equipement
- Soins

Missions permanentes:
- Secrétariat de la Direction des Services Economiques, de la Direction des Equipements et de l’ingénierie bio-médicale et de la Direction des Soins:
> Accueil téléphonique et physique
> Gestion de l’agenda sur outlook
> Réception, gestion du courrier 
> Organisation des réunions et des rendez-vous
> Dactylographie (courriers, notes, bordereaux d’envoi)
> Gestion des salles de réunion
> Réception, gestion du courrier (Tenue du chrono - arrivée/départs + archivage – tri - photocopies - frappe - diffusion - mise en forme)
> Organisation des réunions, gestion des salles de réunion, réservation des matériels vidéo et informatiques (PC portable, vidéo-projecteur) et préparation des salles dont visioconférence
> Gestion de la réservation des véhicules de direction
> Présentations sous powerpoint
- Secrétariat de Direction du site:
> Réception et suivi des demandes de cartes de visites du personnel médical et non médical

Missions ponctuelles:
- Secrétariat de Direction du site:
> Accueil téléphonique et physique
> Gestion des agendas sur outlook
> Gestion des salles de réunion
> Réception, gestion du courrier GH et direction de site (tenue du chrono arrivée/départs + archivage – tri - photocopies - frappe - diffusion - mise en forme)
> Organisation des réunions, réservations des matériels vidéo et informatiques (PC portable, vidéo-projecteur) et préparation des salles dont visioconférence
> Gestion de la réservation des véhicules de direction
> Présentations sous powerpoint 
- Secrétariat des Affaires Générales, Communication, Relations usagers:
> Accueil téléphonique et accueil physique
> Gestion de l’agenda sur outlook
> Réception, gestion du courrier (tri – photocopies – diffusion)
> Organisation des réunions et des rendez-vous
> Dactylographie (courriers, notes, bordereaux d’envoi)
> Suivi des demandes de presse (tournages, reportages et/ou interviews)
> Recueil des données et mises à jour des documents d’information (Annuaires, livret d’accueil, site intranet)
> Soutien logistique et graphique dans l’organisation et la communication (diffusion) d’événements (fêtes, visites, tournages…)
> Assurer le suivi des demandes de dossiers médicaux (DM) et le secrétariat des réclamations en remplacement de la chargée des DM et des réclamations

HORAIRES:
Alternativement une semaine sur deux semaines: 8h45-16h36 avec pause méridienne de 45 mn / 9h55-17h46 avec une pause méridienne de 45 mn

COMPETENCES REQUISES:
- Accueil téléphonique
- Bureautique
- Classement et archivage
- Communication / relations interpersonnelles
- Droit hospitalier
- Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
- Secrétariat
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S’exprimer en face -à- face auprès d’une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe / en réseau
- Utiliser les outils bureautique: word, Excel, Power point, Messagerie Outlook

QAULITES:
- Très bonnes connaissances de Word, Excel, Powerpoint, Messagerie Outlook
- Sens de l’organisation et de la méthode
- Très bon sens relationnel
- Discrétion
- Très grande polyvalence

PRE REQUIS:
Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique

 

 

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