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Emploi - AP-HP Groupe hospitalier Pitié - Salpêtrière recherche Assistante de pôle - Ile-de-France - Paris

PROFESSION RECHERCHÉE

Secrétaire médicale

TYPES DE CONTRATS

Emploi

DÉPARTEMENT / RÉGION

Paris, Ile de France, France

TEMPS DE TRAVAIL

Temps plein et temps partiel

PUBLIÉE LE 2013-11-21
Détails de l'offre
Descriptif de l'offre

Poste proposé :
Assistante de pôle
 
Contrat(s) :
Détachement;Mutation
 
 
Descriptif :

Métier : Secrétaire médicale
Grade : Assistante médico-administrative
Catégorie : B
Quotité travaillée : 100%

Position dans la structure 
Liaisons hiérarchiques : 
Chef de pôle : Pr Jean-Yves Delattre
Cadre paramédicale de pôle : Claire Sevilla

Liaisons fonctionnelles : 
- Référente ressources humaines du pôle
- Référente qualité – gestion des risques
- Ensemble des cadres de santé et cadres supérieurs de santé du pôle
- Responsables médicaux des structures du pôle, leurs adjoints (PUPH – PH) et l’ensemble des médecins titulaires travaillant au sein du pôle.
- CAP du pôle.
- Directions fonctionnelles : logistique, formation, développement professionnel, service des achats, etc…

Présentation de la structure et de l’équipe de l’Exécutif de pôle :
- Le Directeur Général de l’Hôpital : Mr Serge Morel
- Le Directeur Délégué : Mr Vincent-Nicolas Delpech
- Le Chef de Pôle : Mr le Pr Jean-Yves Delattre
- La CPP : Mme Claire Sevilla
- La Référente RH : Mme Clara Derangère
- Le cadre administratif : Mr Noro Randriamanana

Horaires de travail : 35 heures, 9h00-16h36, sauf les lundis 8h00-15h36 et deux jeudis par mois 7h30-15h06.

ACTIVITES

Missions Générales

• Assiste le chef de pôle.
• Assiste et coordonne les activités inhérentes à l’exécutif du pôle : 
• Organisation de réunion et rédaction des comptes-rendus
• Communication
• Organisation d’événements (séminaires, JEPPUN…)
• Centralisation des informations et synthèse de celles-ci
• Aide à la décision
• Formation

Missions permanentes : 

• Participe à l’élaboration des ordres du jour et les diffuse.
• Assiste et participe aux réunions (accueil et prise de note).
• Rédige et diffuse les comptes rendus des réunions.
• Rédige et diffuse les mails d’information au sein du pôle.
• Tient à jour les listes de distribution mails, l’annuaire des cadres, l’organigramme des cadres. 
• Organise des réunions et événements ponctuels (séminaire, remise des médailles…)
• Aide ponctuelle des cadres (conception de livrets, réalisation d’audit, PPT).
• Accueil téléphonique du pôle.
• Gestion du planning des salles de réunion et entretien de celles-ci.
• Interphase avec les secrétariats de direction, des chefs de service.
• Interphase avec les services logistiques lors de l’absence de cadre logistique (bio-nettoyage, service diététique…).
• Organisation logistique des cours aux internes, des cours aux para-médicaux. 
• Participe à la gestion du site Internet du pôle MSN.
• Organise la Journée d’Enseignement Paramédicale Post-Universitaire du Pôle (participe à l’élaboration du programme – Diffusion de celui-ci – Gestion des inscriptions – Organisation logistique de la journée).
• Envoi de Quick-Di. 


En collaboration avec le référent RH : 
• Gestion de l’agenda partagé du référent RH.
• Convocation et pré-sélection des candidats en fonction des critères retenus par la Ref RH.
• Accueil physique et téléphonique des candidats. 
• Suivi des heures supplémentaires hors-pôle. 
• Mise en ligne de fiches de poste.
• Planification de rendez-vous.
• Réception et diffusion des demandes d’heures supplémentaires. 
• Tri et dispatching des attestations de formation.

 

 

 

 

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